Tạo Rule Trong Outlook: Đơn Giản Hóa Việc Quản Lý Thư Điện Tử

Tạo Rule trong Outlook là một cách thức tiết kiệm thời gian và giúp quản lý hộp thư đến hiệu quả hơn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách tạo Rule trong Outlook một cách dễ dàng bằng cách sử dụng Rules Wizard. Với các bước đơn giản, bạn có thể tạo các quy tắc tự động để quản lý hộp thư đến của mình và tiết kiệm thời gian trong công việc hàng ngày.

Lợi ích việc tạo rule trong Outlook

Việc tạo rule trong Outlook có rất nhiều lợi ích, đặc biệt là khi bạn có một lượng lớn email đến hàng ngày. Dưới đây là những lợi ích chính của việc tạo rule trong Outlook:

  • Tự động phân loại email: Tạo rule để tự động phân loại email đến theo các tiêu chí như từ người gửi, tiêu đề, nội dung, v.v. Điều này giúp bạn dễ dàng quản lý email và không bị nhầm lẫn.
  • Tự động di chuyển email: Để tự động di chuyển email đến thư mục cụ thể. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi và xử lý các email quan trọng.
  • Tự động trả lời email:  Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và trả lời email nhanh chóng hơn.
  • Tự động xóa email: Tạo rule để tự động xóa email không quan trọng. Điều này giúp giảm thiểu rác email và giúp bạn quản lý hộp thư đến của mình tốt hơn.
  • Tự động chuyển tiếp email: tạo rule để tự động chuyển tiếp email đến cho một người khác. Điều này giúp bạn đẩy nhanh quá trình trao đổi thông tin và giúp các email được xử lý nhanh hơn
Lợi ích việc tạo rule trong Outlook
Lợi ích việc tạo rule trong Outlook

3 cách tạo tạo Rule trong Outlook cực đơn giản

Tạo Rule từ email

Để tạo rule từ email trong Outlook, bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn email mà bạn muốn tạo rule và nhấp chuột phải để mở menu.

Bước 2: Chọn “Create Rule” trong menu.

cách tạo tạo Rule trong Outlook cực đơn giản từ email
Cách tạo tạo Rule trong Outlook cực đơn giản từ email

Bước 3: Trong hộp thoại “Create Rule”, chọn các tiêu chí mà bạn muốn tạo rule dựa trên. Ví dụ: bạn có thể chọn “From” để tạo rule dựa trên người gửi email hoặc “Subject” để tạo rule dựa trên tiêu đề email.

cách tạo tạo Rule trong Outlook cực đơn giản từ email
Cách tạo tạo Rule trong Outlook cực đơn giản từ email

Bước 4: Sau đó, chọn hành động mà bạn muốn thực hiện với email khi nó đến. Ví dụ: bạn có thể chọn “Move to folder” để di chuyển email đến một thư mục cụ thể hoặc “Delete” để xóa email.

Cách tạo tạo Rule trong Outlook cực đơn giản từ email
cách tạo tạo Rule trong Outlook cực đơn giản từ email

Bước 5: Nhấn OK để hoàn thành tạo rule.

Bước 5: Nhấn OK để hoàn thành tạo rule.
Tạo rule trong Outlook từ Email

Bước 6: Nếu bạn muốn áp dụng rule này cho tất cả các email tương tự trong tương lai, hãy đảm bảo bạn chọn ô “Run this rule on messages already in Inbox” và “Run this rule on messages arriving in the future”.

Cách tạo tạo Rule trong Outlook cực đơn giản từ email
Cách tạo tạo Rule trong Outlook cực đơn giản từ email

Sau khi bạn đã tạo rule, Outlook sẽ tự động áp dụng nó cho các email tương tự trong tương lai. Bạn cũng có thể tùy chỉnh hoặc xóa rule bất kỳ lúc nào.

Quan tâm: Dịch vụ Hosting Giá Rẻ  – Tốc Độ cao tại LANIT

Tạo Rule bằng cách sử dụng Rules Wizard

Để tạo một Rule trong Outlook bằng cách sử dụng Rules Wizard, hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở Outlook và chọn tab “File” ở góc trái màn hình.

Bước 2: Chọn “Manage Rules & Alerts” trong mục “Info”.

Tạo Rule bằng cách sử dụng Rules Wizard
Tạo Rule bằng cách sử dụng Rules Wizard
Bước 3: Chọn “New Rule” trong cửa sổ “Rules and Alerts”.
Tạo Rule bằng cách sử dụng Rules Wizard
Tạo Rule bằng cách sử dụng Rules Wizard

Bước 4: Chọn loại Rule mà bạn muốn tạo, ví dụ như “Move messages from someone to a folder” và nhấp “Next”.

Tạo Rule bằng cách sử dụng Rules Wizard
Tạo Rule bằng cách sử dụng Rules Wizard

Bước 5: Chọn các điều kiện mà bạn muốn áp dụng cho Rule của bạn, ví dụ như “from people or public group”.

Bước 6: Nhập giá trị cho điều kiện của bạn, ví dụ như địa chỉ email của người gửi, và nhấp “Next”.

Bước 7: Chọn hành động mà bạn muốn thực hiện, ví dụ như “move it to the specified folder”.

Bước 8: Chọn thư mục mà bạn muốn di chuyển email đến, và nhấp “Next”.

Bước 9: Đặt tên cho Rule của bạn và chọn các tùy chọn bổ sung nếu cần thiết, sau đó nhấp “Finish” để hoàn thành quá trình tạo Rule.

Tạo Rule bằng cách sử dụng Rules Wizard
Tạo Rule bằng cách sử dụng Rules Wizard

Sau khi hoàn thành các bước trên, Rule của bạn sẽ được tạo và sẽ tự động áp dụng cho tất cả các email tương tự trong tương lai. Bạn có thể quay lại bất cứ lúc nào để chỉnh sửa hoặc xóa Rule này trong cửa sổ “Rules and Alerts”.

Xóa rule

Để xóa bỏ Rule trong Outlook, làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở Outlook và chọn tab “File” ở góc trái màn hình.

Tạo Rule Trong Outlook
Xóa rule

Bước 2: Chọn “Manage Rules & Alerts” trong mục “Info”.

Bước 3: Tìm Rule mà bạn muốn xóa trong danh sách các Rule hiện có và chọn nó.

Bước 4: Nhấp vào nút “Delete” để xóa Rule.

Bước 5: Xác nhận rằng bạn muốn xóa Rule trong Outlook bằng cách nhấn “Yes” trong hộp thoại xác nhận.

Lưu ý rằng khi bạn xóa một Rule, tất cả các email tương tự trong tương lai sẽ không còn được áp dụng Rule này nữa. Nếu bạn muốn áp dụng lại Rule, bạn phải tạo lại Rule đó hoặc sử dụng chức năng “Undo” để khôi phục Rule đã bị xóa.

Kết luận

Nếu bạn cần hỗ trợ hoặc có bất kỳ câu hỏi nào về cách tạo Rule trong Outlook, hãy để lại bình luận bên dưới. Đội ngũ chuyên gia của LANIT sẽ sớm liên hệ với bạn để giải đáp các thắc mắc của bạn. Chúng tôi hy vọng thông tin trong bài viết này sẽ giúp bạn quản lý hộp thư đến của mình một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian trong công việc hàng ngày.

Ngoài ra, bạn có thể đọc thêm bài viết Cách Thay Đổi Pass Outlook và Đặt Lại Mật Khẩu Mail Outlook

Chúc bạn thành công!

avata Hải

Triệu Huyền Trang

Triệu Huyền Trang chuyên gia 3 năm kinh nghiệm trong ngành Công Nghệ, Phần Mềm. Chuyên chia sẻ các kiến thức phần mềm mã nguồn, ứng dụng và thông tin về công nghệ hữu ích.

Chat với chúng tôi qua Zalo!
Chat với chúng tôi qua Zalo!