Tạo Rule Trong Outlook: Đơn Giản Hóa Việc Quản Lý Thư Điện Tử
- 09/05/2023
- LANIT JSC
Tạo Rule trong Outlook là một cách thức tiết kiệm thời gian và giúp quản lý hộp thư đến hiệu quả hơn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách tạo Rule trong Outlook dễ dàng bằng cách sử dụng Rules Wizard. Với các bước đơn giản, bạn có thể tạo các quy tắc tự động để quản lý hộp thư đến của mình và tiết kiệm thời gian trong công việc hàng ngày.
Lợi ích việc tạo rule trong Outlook
Tạo rule trong Outlook có rất nhiều lợi ích, nhất là khi bạn có số lượng lớn email đến hàng ngày. Cụ thể:
- Tự động phân loại email: Tạo rule để tự động phân loại email đến theo các tiêu chí như từ người gửi, tiêu đề, nội dung, v.v. Điều này giúp bạn dễ dàng quản lý email và không bị nhầm lẫn.
- Tự động di chuyển email: Để tự động di chuyển email đến thư mục cụ thể. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi và xử lý các email quan trọng.
- Tự động trả lời email: Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và trả lời email nhanh chóng hơn.
- Tự động xóa email: Tạo rule để tự động xóa email không quan trọng. Điều này giúp giảm thiểu rác email và giúp bạn quản lý hộp thư đến của mình tốt hơn.
- Tự động chuyển tiếp email: tạo rule để tự động chuyển tiếp email đến cho một người khác. Điều này giúp bạn đẩy nhanh quá trình trao đổi thông tin và giúp các email được xử lý nhanh hơn
3 cách tạo tạo Rule trong Outlook cực đơn giản
Tạo Rule từ Email
Để tạo rule trong Outlook từ email, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Chọn email mà bạn muốn tạo rule và nhấp chuột phải để mở menu.
Bước 2: Chọn “Create Rule” trong menu.
Bước 3: Trong hộp thoại “Create Rule”, chọn tiêu chí mà bạn muốn tạo rule dựa trên.
Ví dụ: bạn có thể chọn “From” để tạo rule dựa trên người gửi email hoặc “Subject” để tạo rule dựa trên tiêu đề email.
Bước 4: Chọn hành động mà bạn muốn thực hiện với email khi nó đến.
Ví dụ: bạn có thể chọn “Move to folder” để di chuyển email đến một thư mục cụ thể hoặc “Delete” để xóa email.
Bước 5: Nhấn OK để hoàn thành tạo rule.
Bước 6: Nếu muốn áp dụng rule này cho tất cả các email tương tự, hãy chọn ô “Run this rule on messages already in Inbox” và “Run this rule on messages arriving in the future”.
Sau khi bạn đã tạo rule, Outlook sẽ tự động áp dụng nó cho các email tương tự trong tương lai. Bạn cũng có thể tùy chỉnh hoặc xóa rule bất kỳ lúc nào.
Quan tâm: Dịch vụ Hosting Giá Rẻ – Tốc Độ cao tại LANIT
Tạo Rule trong Outlook bằng Rules Wizard
Để tạo một Rule trong Outlook bằng Rules Wizard, thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Mở Outlook và chọn tab “File” ở góc trái màn hình.
Bước 2: Chọn “Manage Rules & Alerts” trong mục “Info”.
Bước 4: Chọn loại Rule mà bạn muốn tạo.
Ví dụ như “Move messages from someone to a folder” và nhấp “Next”.
Bước 5: Chọn các điều kiện bạn muốn áp dụng cho Rule của bạn. Ví dụ như “from people or public group”.
Bước 6: Nhập giá trị cho điều kiện của bạn. Ví dụ như địa chỉ email của người gửi, và nhấp “Next”.
Bước 7: Chọn hành động bạn muốn thực hiện. Ví dụ như “move it to the specified folder”.
Bước 8: Chọn thư mục bạn muốn di chuyển email đến, và nhấp “Next”.
Bước 9: Đặt tên cho Rule và chọn các tùy chọn bổ sung . Sau đó nhấp “Finish” để hoàn thành quá trình tạo Rule.
Sau khi hoàn thành Rule sẽ được tạo và tự động áp dụng cho tất cả các email trong tương lai. Bạn có thể quay lại bất cứ lúc nào để chỉnh sửa hoặc xóa Rule này trong cửa sổ “Rules and Alerts“.
Cách Xóa bỏ rule trong Outlook
Để xóa bỏ Rule trong Outlook, làm theo các bước sau:
Bước 1: Mở Outlook => chọn tab “File” ở góc trái màn hình.
Bước 2: Chọn “Manage Rules & Alerts” trong mục “Info”.
Bước 3: Tìm và chọn Rule muốn xóa trong danh sách các Rule hiện có.
Bước 4: Nhấp vào “Delete” để xóa Rule.
Bước 5: Xác nhận việc xóa Rule trong Outlook bằng cách nhấn “Yes” trong hộp thoại xác nhận.
Lưu ý rằng khi bạn xóa một Rule, tất cả các email tương tự trong tương lai sẽ không còn được áp dụng Rule này nữa. Nếu bạn muốn áp dụng lại Rule, bạn phải tạo lại Rule đó hoặc sử dụng chức năng “Undo” để khôi phục Rule đã bị xóa.
Kết luận
Nếu bạn cần hỗ trợ hoặc có bất kỳ câu hỏi nào về cách tạo Rule trong Outlook, hãy để lại bình luận bên dưới. Đội ngũ chuyên gia của LANIT sẽ sớm liên hệ với bạn để giải đáp các thắc mắc của bạn. Chúng tôi hy vọng thông tin trong bài viết này sẽ giúp bạn quản lý hộp thư đến của mình một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian trong công việc hàng ngày.
Ngoài ra, bạn có thể đọc thêm bài viết Cách Thay Đổi Pass Outlook và Đặt Lại Mật Khẩu Mail Outlook
Chúc bạn thành công!
