Tạo Rule Trong Outlook: Đơn Giản Hóa Việc Quản Lý Thư Điện Tử
- 09/05/2023
- LANIT JSC
Tạo Rule trong Outlook là một cách thức tiết kiệm thời gian và giúp quản lý hộp thư đến hiệu quả hơn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách tạo Rule trong Outlook một cách dễ dàng bằng cách sử dụng Rules Wizard. Với các bước đơn giản, bạn có thể tạo các quy tắc tự động để quản lý hộp thư đến của mình và tiết kiệm thời gian trong công việc hàng ngày.
Lợi ích việc tạo rule trong Outlook
Việc tạo rule trong Outlook có rất nhiều lợi ích, đặc biệt là khi bạn có một lượng lớn email đến hàng ngày. Dưới đây là những lợi ích chính của việc tạo rule trong Outlook:
- Tự động phân loại email: Tạo rule để tự động phân loại email đến theo các tiêu chí như từ người gửi, tiêu đề, nội dung, v.v. Điều này giúp bạn dễ dàng quản lý email và không bị nhầm lẫn.
- Tự động di chuyển email: Để tự động di chuyển email đến thư mục cụ thể. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi và xử lý các email quan trọng.
- Tự động trả lời email: Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và trả lời email nhanh chóng hơn.
- Tự động xóa email: Tạo rule để tự động xóa email không quan trọng. Điều này giúp giảm thiểu rác email và giúp bạn quản lý hộp thư đến của mình tốt hơn.
- Tự động chuyển tiếp email: tạo rule để tự động chuyển tiếp email đến cho một người khác. Điều này giúp bạn đẩy nhanh quá trình trao đổi thông tin và giúp các email được xử lý nhanh hơn
3 cách tạo tạo Rule trong Outlook cực đơn giản
Tạo Rule từ email
Để tạo rule từ email trong Outlook, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Chọn email mà bạn muốn tạo rule và nhấp chuột phải để mở menu.
Bước 2: Chọn “Create Rule” trong menu.
Bước 3: Trong hộp thoại “Create Rule”, chọn các tiêu chí mà bạn muốn tạo rule dựa trên. Ví dụ: bạn có thể chọn “From” để tạo rule dựa trên người gửi email hoặc “Subject” để tạo rule dựa trên tiêu đề email.
Bước 4: Sau đó, chọn hành động mà bạn muốn thực hiện với email khi nó đến. Ví dụ: bạn có thể chọn “Move to folder” để di chuyển email đến một thư mục cụ thể hoặc “Delete” để xóa email.
Bước 5: Nhấn OK để hoàn thành tạo rule.
Bước 6: Nếu bạn muốn áp dụng rule này cho tất cả các email tương tự trong tương lai, hãy đảm bảo bạn chọn ô “Run this rule on messages already in Inbox” và “Run this rule on messages arriving in the future”.
Sau khi bạn đã tạo rule, Outlook sẽ tự động áp dụng nó cho các email tương tự trong tương lai. Bạn cũng có thể tùy chỉnh hoặc xóa rule bất kỳ lúc nào.
Quan tâm: Dịch vụ Hosting Giá Rẻ – Tốc Độ cao tại LANIT
Tạo Rule bằng cách sử dụng Rules Wizard
Để tạo một Rule trong Outlook bằng cách sử dụng Rules Wizard, hãy làm theo các bước sau:
Bước 1: Mở Outlook và chọn tab “File” ở góc trái màn hình.
Bước 2: Chọn “Manage Rules & Alerts” trong mục “Info”.
Bước 4: Chọn loại Rule mà bạn muốn tạo, ví dụ như “Move messages from someone to a folder” và nhấp “Next”.
Bước 5: Chọn các điều kiện mà bạn muốn áp dụng cho Rule của bạn, ví dụ như “from people or public group”.
Bước 6: Nhập giá trị cho điều kiện của bạn, ví dụ như địa chỉ email của người gửi, và nhấp “Next”.
Bước 7: Chọn hành động mà bạn muốn thực hiện, ví dụ như “move it to the specified folder”.
Bước 8: Chọn thư mục mà bạn muốn di chuyển email đến, và nhấp “Next”.
Bước 9: Đặt tên cho Rule của bạn và chọn các tùy chọn bổ sung nếu cần thiết, sau đó nhấp “Finish” để hoàn thành quá trình tạo Rule.
Sau khi hoàn thành các bước trên, Rule của bạn sẽ được tạo và sẽ tự động áp dụng cho tất cả các email tương tự trong tương lai. Bạn có thể quay lại bất cứ lúc nào để chỉnh sửa hoặc xóa Rule này trong cửa sổ “Rules and Alerts”.
Xóa rule
Để xóa bỏ Rule trong Outlook, làm theo các bước sau:
Bước 1: Mở Outlook và chọn tab “File” ở góc trái màn hình.
Bước 2: Chọn “Manage Rules & Alerts” trong mục “Info”.
Bước 3: Tìm Rule mà bạn muốn xóa trong danh sách các Rule hiện có và chọn nó.
Bước 4: Nhấp vào nút “Delete” để xóa Rule.
Bước 5: Xác nhận rằng bạn muốn xóa Rule trong Outlook bằng cách nhấn “Yes” trong hộp thoại xác nhận.
Lưu ý rằng khi bạn xóa một Rule, tất cả các email tương tự trong tương lai sẽ không còn được áp dụng Rule này nữa. Nếu bạn muốn áp dụng lại Rule, bạn phải tạo lại Rule đó hoặc sử dụng chức năng “Undo” để khôi phục Rule đã bị xóa.
Kết luận
Nếu bạn cần hỗ trợ hoặc có bất kỳ câu hỏi nào về cách tạo Rule trong Outlook, hãy để lại bình luận bên dưới. Đội ngũ chuyên gia của LANIT sẽ sớm liên hệ với bạn để giải đáp các thắc mắc của bạn. Chúng tôi hy vọng thông tin trong bài viết này sẽ giúp bạn quản lý hộp thư đến của mình một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian trong công việc hàng ngày.
Chúc bạn thành công!
