Google Workspace là gì? Tính năng, gói dịch vụ và cách triển khai cho doanh nghiệp

Khi quy mô nhân sự mở rộng, việc quản lý email, tài liệu và trao đổi công việc trên nhiều nền tảng riêng lẻ dễ khiến doanh nghiệp mất thời gian và khó kiểm soát dữ liệu. Google Workspace ra đời nhằm giải quyết bài toán này bằng cách tích hợp các công cụ làm việc, giao tiếp và quản trị trên cùng một hệ sinh thái. Vậy Google Workspace có những tính năng gì, gồm các gói dịch vụ nào và doanh nghiệp cần triển khai ra sao? Cùng LANIT tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Google Workspace là gì?

Google Workspace là bộ công cụ làm việc và cộng tác trực tuyến do Google phát triển, tích hợp email doanh nghiệp, lưu trữ đám mây, soạn thảo tài liệu, họp trực tuyến và các công cụ quản trị trên cùng một nền tảng. Dịch vụ giúp doanh nghiệp quản lý công việc tập trung, chia sẻ dữ liệu và phối hợp giữa các thành viên mà không cần cài đặt nhiều phần mềm riêng lẻ.

Thay vì sử dụng các ứng dụng độc lập, nhân viên có thể làm việc trên Gmail, Google Drive, Docs, Sheets, Meet và Calendar bằng một tài khoản tổ chức. Quản trị viên cũng có thể kiểm soát người dùng, phân quyền truy cập và thiết lập chính sách bảo mật thông qua Google Admin Console.

1. Từ Google Apps, G Suite đến Google Workspace

Google Workspace là tên gọi hiện tại của bộ công cụ từng được biết đến với tên Google Apps for Your Domain và G Suite.

Quá trình phát triển này phản ánh sự chuyển đổi từ một nhóm ứng dụng văn phòng trực tuyến sang hệ sinh thái làm việc tích hợp. Thay vì chỉ cung cấp email và công cụ soạn thảo, Google Workspace kết nối giao tiếp, lưu trữ, cộng tác và quản trị trong một môi trường thống nhất.

Việc đổi tên từ G Suite sang Google Workspace được Google công bố vào tháng 10/2020, đi kèm định hướng tăng cường khả năng cộng tác và tích hợp các dịch vụ.

2. Google Workspace khác gì tài khoản Google miễn phí?

Điểm khác biệt chính giữa Google Workspace và tài khoản Google miễn phí nằm ở khả năng quản lý tập trung, sử dụng email theo tên miền riêng và các chính sách dành cho tổ chức.

Với tài khoản miễn phí, doanh nghiệp khó kiểm soát thống nhất các tài khoản cá nhân khi nhân viên thay đổi vị trí hoặc nghỉ việc. Google Workspace giải quyết vấn đề này bằng hệ thống quản trị tập trung, giúp tổ chức chủ động hơn trong việc cấp quyền, thu hồi tài khoản và quản lý dữ liệu công việc.

Các ứng dụng chính trong Google Workspace

Google Workspace tập hợp nhiều ứng dụng phục vụ các hoạt động thường ngày của doanh nghiệp. Có thể chia hệ sinh thái này thành ba nhóm chính: giao tiếp, xử lý tài liệu và các công cụ mở rộng.

1. Nhóm giao tiếp và họp trực tuyến

Đây là nhóm ứng dụng hỗ trợ trao đổi thông tin, tổ chức cuộc họp và quản lý lịch làm việc.

• Gmail: Dịch vụ email doanh nghiệp cho phép sử dụng địa chỉ theo tên miền riêng, chẳng hạn [email protected]. Gmail hỗ trợ gửi nhận thư, lọc email, quản lý hộp thư và tích hợp với các ứng dụng khác.
• Google Meet: Công cụ họp trực tuyến qua video, hỗ trợ chia sẻ màn hình, trò chuyện và các tính năng phục vụ cuộc họp. Số lượng người tham gia và tính năng nâng cao phụ thuộc vào gói đăng ký.
• Google Chat: Nền tảng nhắn tin nội bộ, hỗ trợ trao đổi cá nhân, trò chuyện nhóm và tạo không gian làm việc cho từng dự án.
• Google Calendar: Ứng dụng quản lý lịch, đặt lịch họp, gửi lời mời và kiểm tra thời gian rảnh của các thành viên.

Các ứng dụng này có thể kết nối với nhau. Chẳng hạn, nhân viên nhận lời mời họp qua Gmail, xem lịch trên Calendar và tham gia cuộc họp trực tiếp bằng Google Meet.

2. Nhóm soạn thảo tài liệu và lưu trữ

Nhóm ứng dụng này phục vụ việc tạo, chỉnh sửa, chia sẻ và quản lý dữ liệu trong doanh nghiệp.

• Google Docs: Công cụ soạn thảo văn bản trực tuyến, hỗ trợ nhiều người cùng chỉnh sửa, nhận xét và theo dõi thay đổi.
• Google Sheets: Ứng dụng bảng tính phục vụ quản lý số liệu, lập báo cáo, tính toán và phân tích dữ liệu.
• Google Slides: Công cụ tạo bài thuyết trình, hỗ trợ thiết kế slide và cộng tác trực tuyến. Doanh nghiệp có thể tìm hiểu sâu hơn về ứng dụng tại bài viết [Google Slides là gì].
• Google Drive: Không gian lưu trữ đám mây cho phép tải lên, tổ chức, chia sẻ và quản lý tài liệu. Người dùng có thể kiểm soát quyền xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa đối với từng tệp và thư mục.

Điểm đáng chú ý là nhiều ứng dụng hỗ trợ cộng tác theo thời gian thực. Khi một thành viên chỉnh sửa tài liệu, những người được cấp quyền có thể theo dõi thay đổi mà không cần gửi đi gửi lại nhiều phiên bản tệp.

3. Các công cụ mở rộng và AI

Ngoài những ứng dụng văn phòng cốt lõi, Google Workspace còn tích hợp các công cụ hỗ trợ khảo sát, quản lý thông tin và tự động hóa.

• Google Forms: Tạo biểu mẫu khảo sát, đăng ký và thu thập dữ liệu. Kết quả có thể được tổng hợp vào Google Sheets.
• Google Sites: Xây dựng website nội bộ, trang thông tin hoặc cổng tài liệu mà không cần nhiều kiến thức lập trình.
• Google Keep: Ghi chú nhanh, tạo danh sách công việc và lưu lại thông tin cần thiết.
• AppSheet: Nền tảng phát triển ứng dụng ít mã hoặc không cần mã (no-code/low-code), hỗ trợ xây dựng các ứng dụng phục vụ quy trình nội bộ.
• Gemini: Trợ lý AI hỗ trợ viết nội dung, tóm tắt thông tin, phân tích và xử lý công việc trong các ứng dụng được hỗ trợ.
• NotebookLM: Công cụ nghiên cứu và tổng hợp thông tin dựa trên các nguồn tài liệu do người dùng cung cấp, hữu ích khi cần khai thác nội dung từ nhiều tài liệu.

Khả năng sử dụng Gemini và các tính năng AI nâng cao phụ thuộc vào phiên bản Google Workspace, quyền truy cập và chính sách triển khai của tổ chức. Doanh nghiệp nên kiểm tra danh sách tính năng của từng gói trước khi đăng ký.

Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng Google Workspace

Google Workspace không chỉ cung cấp các ứng dụng văn phòng mà còn giúp doanh nghiệp tổ chức hoạt động làm việc trên một hệ thống thống nhất. Một số lợi ích nổi bật gồm:

1. Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp với email tên miền riêng

Thay vì sử dụng địa chỉ Gmail cá nhân, doanh nghiệp có thể tạo email theo tên miền thương hiệu như [email protected] hoặc [email protected]. Cách sử dụng này giúp thống nhất nhận diện trong giao tiếp với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp.

2. Tăng hiệu quả cộng tác và trao đổi công việc

Nhân viên có thể cùng chỉnh sửa tài liệu, trao đổi qua Google Chat hoặc tổ chức cuộc họp trên Meet. Việc tập trung dữ liệu và giao tiếp trong cùng hệ sinh thái giúp hạn chế tình trạng gửi nhiều phiên bản tài liệu hoặc thất lạc thông tin giữa các kênh khác nhau.

3. Làm việc linh hoạt trên nhiều thiết bị

Google Workspace hỗ trợ truy cập qua trình duyệt web và ứng dụng trên điện thoại, máy tính bảng. Nhân viên có thể kiểm tra email, cập nhật tài liệu hoặc tham gia cuộc họp khi không làm việc trực tiếp tại văn phòng. Một số ứng dụng cũng hỗ trợ chế độ ngoại tuyến nếu được thiết lập trước.

4. Tối ưu quy trình nhờ tự động hóa và AI

Các công cụ như AppSheet, Apps Script và Gemini giúp doanh nghiệp giảm bớt những thao tác thủ công. Chẳng hạn, tổ chức có thể tạo ứng dụng quản lý yêu cầu nội bộ bằng AppSheet, tự động xử lý dữ liệu bằng Apps Script hoặc sử dụng Gemini để hỗ trợ tổng hợp nội dung và soạn thảo tài liệu.

Những lợi ích này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có nhiều phòng ban, nhân viên làm việc từ xa hoặc cần phối hợp thường xuyên giữa các nhóm.

Quản trị và bảo mật trên Google Admin Console

Google Admin Console là giao diện quản trị tập trung dành cho quản trị viên Google Workspace. Thông qua hệ thống này, doanh nghiệp có thể quản lý tài khoản, phân quyền sử dụng dịch vụ và thiết lập chính sách bảo mật cho tổ chức.

1. Quản lý người dùng và phân quyền truy cập

Quản trị viên có thể thực hiện các công việc như:

• Tạo và quản lý tài khoản: Cấp email doanh nghiệp cho nhân viên mới, cập nhật thông tin hoặc vô hiệu hóa tài khoản khi nhân sự nghỉ việc.
• Phân nhóm người dùng: Tạo các nhóm theo phòng ban như Kinh doanh, Marketing, Kế toán hoặc Kỹ thuật để quản lý quyền truy cập thuận tiện hơn.
• Phân quyền quản trị: Giao các vai trò quản trị khác nhau thay vì cấp toàn bộ quyền kiểm soát cho một tài khoản.
• Kiểm soát quyền chia sẻ: Thiết lập chính sách chia sẻ tài liệu và dữ liệu trên Google Drive theo nhu cầu của tổ chức.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát việc sử dụng tài nguyên và hạn chế tình trạng nhân viên truy cập những dữ liệu không thuộc phạm vi công việc.

2. Bảo mật tài khoản và dữ liệu doanh nghiệp

Google Workspace cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ bảo vệ tài khoản và thông tin nội bộ.

• Xác minh hai bước (2SV): Yêu cầu người dùng xác minh thêm khi đăng nhập, giảm nguy cơ bị chiếm quyền tài khoản nếu mật khẩu bị lộ.
• Chính sách đăng nhập: Quản trị viên có thể thiết lập các yêu cầu về xác thực và kiểm soát quyền truy cập theo phiên bản dịch vụ.
• Quản lý thiết bị: Kiểm soát thiết bị di động truy cập dữ liệu doanh nghiệp, hỗ trợ áp dụng chính sách bảo mật phù hợp.
• Google Vault: Hỗ trợ lưu giữ, tìm kiếm và xuất dữ liệu phục vụ yêu cầu lưu trữ hoặc eDiscovery theo chính sách của tổ chức.

Cần lưu ý rằng không phải tất cả tính năng quản trị và bảo mật đều có trong mọi gói. Ví dụ, Google Vault được cung cấp trong các phiên bản phù hợp như Business Plus và một số phiên bản Enterprise. Doanh nghiệp cần đối chiếu quyền lợi thực tế trước khi lựa chọn.

Ngoài ra, các công cụ quản trị không thay thế hoàn toàn quy trình sao lưu dữ liệu. Doanh nghiệp vẫn nên xây dựng chính sách bảo vệ và khôi phục dữ liệu phù hợp với mức độ quan trọng của thông tin.

Các gói Google Workspace và chi phí tham khảo

Google Workspace có nhiều phiên bản dành cho doanh nghiệp với mức dung lượng, khả năng họp trực tuyến và tính năng quản trị khác nhau. Bốn gói phổ biến gồm Business Starter, Business Standard, Business Plus và Enterprise.

1. Bảng so sánh các gói Google Workspace

Lưu ý: Dung lượng được tính theo cơ chế lưu trữ dùng chung của tổ chức, không phải mỗi người dùng luôn có một vùng lưu trữ độc lập. Các tính năng cụ thể có thể thay đổi theo phiên bản và chính sách Google.

2. Chi phí Google Workspace tham khảo

Theo bảng giá công khai của Google tại thị trường tham chiếu USD, mức giá niêm yết theo hình thức cam kết một năm của các gói Business phổ biến như sau:

Nếu sử dụng hình thức thanh toán linh hoạt theo tháng, mức giá có thể cao hơn so với gói cam kết một năm. Giá thực tế tại Việt Nam còn phụ thuộc vào khu vực thanh toán, thuế, hình thức đăng ký và chính sách của nhà cung cấp.

Doanh nghiệp có thể tham khảo giá Google Workspace

3. Nên lựa chọn gói Google Workspace nào?

Việc chọn gói dịch vụ nên dựa trên số lượng nhân viên, dung lượng lưu trữ và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.

• Business Starter: Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc nhóm mới thành lập, chủ yếu cần email tên miền riêng, lưu trữ tài liệu và họp trực tuyến cơ bản.
• Business Standard: Thích hợp với doanh nghiệp thường xuyên cộng tác trên tài liệu, cần dung lượng lưu trữ lớn hơn, ghi lại cuộc họp và sử dụng thêm các tính năng AI.
• Business Plus: Phù hợp với tổ chức cần thêm khả năng quản lý thiết bị, lưu giữ dữ liệu và kiểm soát thông tin.
• Enterprise: Dành cho doanh nghiệp quy mô lớn có yêu cầu chuyên sâu về bảo mật, quản trị, tuân thủ và tích hợp hệ thống.

Một điểm cần lưu ý là ba gói Business Starter, Standard và Plus thường giới hạn tối đa 300 người dùng. Doanh nghiệp có quy mô lớn hơn hoặc yêu cầu quản trị đặc thù nên xem xét phiên bản Enterprise.

Google Workspace phù hợp với ai và cần cân nhắc gì?

Google Workspace hướng đến nhiều nhóm người dùng, từ cá nhân kinh doanh đến doanh nghiệp có nhiều phòng ban. Tuy nhiên, không phải tổ chức nào cũng cần toàn bộ tính năng của hệ sinh thái này.

1. Những đối tượng nên sử dụng Google Workspace

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ: Phù hợp với tổ chức cần email theo tên miền riêng, công cụ văn phòng và khả năng quản lý tài khoản nhân viên tập trung mà không phải tự vận hành hạ tầng phần mềm.
• Startup: Có thể sử dụng các ứng dụng trực tuyến để phối hợp giữa nhóm phát triển sản phẩm, kinh doanh và vận hành. Khả năng mở rộng tài khoản theo nhu cầu cũng giúp startup linh hoạt khi tăng nhân sự.
• Doanh nghiệp lớn: Có thể tận dụng hệ thống quản trị tập trung, phân quyền, kiểm soát thiết bị và các tính năng bảo mật nâng cao để quản lý môi trường làm việc có nhiều người dùng.
• Freelancer và nhóm làm việc độc lập: Phù hợp với những người cần email chuyên nghiệp, lưu trữ tài liệu và cộng tác với khách hàng hoặc đối tác.

2. Những hạn chế cần cân nhắc trước khi đăng ký

Bên cạnh những lợi ích, doanh nghiệp cũng cần xem xét một số hạn chế của Google Workspace:

• Chi phí tăng theo số lượng người dùng: Mô hình tính phí theo tài khoản khiến tổng chi phí tăng khi doanh nghiệp mở rộng nhân sự. Cần dự toán cả những tài khoản phát sinh trong tương lai.
• Một số tính năng phụ thuộc kết nối Internet: Dù nhiều ứng dụng hỗ trợ làm việc ngoại tuyến, người dùng cần thiết lập trước và không phải mọi chức năng đều hoạt động đầy đủ khi mất kết nối.
• Phụ thuộc vào hệ sinh thái Google: Doanh nghiệp sử dụng nhiều phần mềm khác có thể cần kiểm tra khả năng tích hợp và tương thích dữ liệu trước khi chuyển đổi.
• Cần quản trị tài khoản và dữ liệu thường xuyên: Việc sử dụng email doanh nghiệp và lưu trữ tập trung đòi hỏi tổ chức có quy trình phân quyền, quản lý người dùng và bảo vệ thông tin rõ ràng.

Vì vậy, trước khi đăng ký, doanh nghiệp nên đánh giá quy mô nhân sự, quy trình làm việc và yêu cầu bảo mật để lựa chọn phiên bản phù hợp.

Cách đăng ký và kết nối tên miền cho Google Workspace

Để sử dụng email doanh nghiệp trên Google Workspace, tổ chức cần đăng ký dịch vụ, xác minh quyền sở hữu tên miền và cấu hình DNS để định tuyến email. Quy trình cơ bản gồm các bước sau.

1. Chuẩn bị trước khi đăng ký

Trước khi bắt đầu, doanh nghiệp nên chuẩn bị:

• Tên miền riêng: Ví dụ tencongty.com hoặc tencongty.vn để tạo địa chỉ email theo thương hiệu.
• Quyền quản lý DNS: Có quyền truy cập trang quản trị tên miền để thêm hoặc chỉnh sửa các bản ghi DNS.
• Danh sách tài khoản: Xác định số lượng nhân viên cần email và cách đặt địa chỉ như [email protected], [email protected].
• Phương thức thanh toán: Chuẩn bị thông tin thanh toán theo yêu cầu của Google hoặc nhà cung cấp.

Nếu chưa có tên miền, doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về [đăng ký tên miền doanh nghiệp] để lựa chọn địa chỉ phù hợp với thương hiệu.

2. Các bước đăng ký Google Workspace

Quy trình đăng ký cơ bản gồm:

Bước 1: Truy cập trang Google Workspace

Truy cập website chính thức của Google Workspace tại https://workspace.google.com/ và chọn đăng ký hoặc dùng thử. Hoặc website của LANIT để đăng ký gọi phù hợp.

Bước 2: Khai báo thông tin doanh nghiệp

Nhập các thông tin cơ bản như tên tổ chức, số lượng nhân viên, quốc gia và thông tin liên hệ quản trị.

Bước 3: Lựa chọn tên miền

Doanh nghiệp có thể sử dụng tên miền đã sở hữu hoặc đăng ký tên miền mới theo hướng dẫn trên hệ thống. Nếu đã có tên miền, cần khai báo chính xác để sử dụng làm địa chỉ email doanh nghiệp.

Bước 4: Tạo tài khoản quản trị viên

Thiết lập tài khoản quản trị đầu tiên. Đây là tài khoản có quyền quản lý người dùng, cấu hình dịch vụ và kiểm soát các thiết lập quan trọng của tổ chức.

Bước 5: Chọn gói dịch vụ và hoàn tất đăng ký

Lựa chọn phiên bản phù hợp với nhu cầu, thiết lập thông tin thanh toán và tiếp tục theo hướng dẫn trên màn hình.

Google hiện cung cấp thời gian dùng thử 14 ngày cho khách hàng đủ điều kiện. Trong thời gian này, doanh nghiệp có thể trải nghiệm dịch vụ trước khi quyết định tiếp tục sử dụng.

3. Xác minh tên miền và cấu hình bản ghi MX

Sau khi đăng ký, doanh nghiệp cần xác minh quyền sở hữu tên miền để Google xác nhận tổ chức có quyền sử dụng địa chỉ đó.

Xác minh tên miền bằng bản ghi TXT

Google cung cấp một giá trị xác minh riêng trong quá trình thiết lập. Quản trị viên cần:

1. Đăng nhập trang quản lý tên miền.
2. Truy cập khu vực quản lý DNS.
3. Tạo bản ghi TXT theo giá trị Google cung cấp.
4. Lưu cấu hình và quay lại Google Admin Console để xác minh.

Bản ghi TXT này chứng minh quyền kiểm soát tên miền, không phải bản ghi dùng để nhận email.

Cấu hình bản ghi MX để nhận email

Sau khi xác minh tên miền, doanh nghiệp cần cấu hình bản ghi MX để chuyển email đến máy chủ Google.

Theo hướng dẫn hiện hành của Google, bản ghi MX mới sử dụng thông tin sau:

Lưu ý: Một số tài khoản được thiết lập trước đây vẫn có thể sử dụng hệ thống MX cũ bắt đầu bằng aspmx. Nếu email đang hoạt động ổn định, không nên tự ý thay đổi bản ghi khi chưa kiểm tra hướng dẫn tương ứng.

Sau khi lưu bản ghi MX, quản trị viên quay lại Google Admin Console để kích hoạt Gmail cho tên miền. Quá trình cập nhật DNS có thể cần thời gian để có hiệu lực trên toàn hệ thống Internet, đôi khi lên đến 72 giờ.

4. Kiểm tra email và hoàn tất thiết lập

Khi Gmail đã được kích hoạt, doanh nghiệp nên kiểm tra lại toàn bộ hệ thống trước khi đưa vào sử dụng chính thức.

Các công việc cần thực hiện gồm:

• Gửi email thử nghiệm từ địa chỉ doanh nghiệp đến một tài khoản bên ngoài.
• Gửi email ngược lại để kiểm tra khả năng nhận thư.
• Kiểm tra cấu hình SPF, DKIM và DMARC nhằm hỗ trợ xác thực email, hạn chế giả mạo và cải thiện khả năng gửi thư.
• Tạo tài khoản cho nhân viên và phân quyền truy cập phù hợp.
• Thiết lập xác minh hai bước và các chính sách bảo mật cần thiết.

Nếu doanh nghiệp đang sử dụng một hệ thống email cũ, cần lên kế hoạch chuyển dữ liệu trước khi ngừng dịch vụ hiện tại. Quá trình này có thể bao gồm email, danh bạ, lịch và các tài liệu liên quan, tùy thuộc vào hệ thống nguồn và phương thức di chuyển.

Câu hỏi thường gặp về Google Workspace

Google Workspace có cần tên miền riêng không?

Không phải mọi hình thức đăng ký đều bắt buộc phải có tên miền riêng ngay từ đầu. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn sử dụng email theo thương hiệu như [email protected] thì cần sở hữu hoặc có quyền quản lý một tên miền hợp lệ và xác minh quyền sử dụng với Google.

Google Workspace có dùng thử miễn phí không?

Google Workspace cung cấp thời gian dùng thử 14 ngày cho khách hàng đủ điều kiện. Trong thời gian này, doanh nghiệp có thể trải nghiệm các ứng dụng và tính năng của gói đã chọn. Cần hoàn tất các yêu cầu xác minh và thiết lập thanh toán theo hướng dẫn để tiếp tục sử dụng sau thời gian dùng thử.

Có thể chuyển email cũ sang Google Workspace không?

Có. Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ di chuyển dữ liệu của Google hoặc giải pháp phù hợp để chuyển email từ hệ thống cũ sang Gmail. Phương thức thực hiện phụ thuộc vào nền tảng email nguồn, số lượng tài khoản và dung lượng dữ liệu cần chuyển.

Nên kiểm tra dữ liệu sau khi di chuyển và duy trì hệ thống cũ trong giai đoạn chuyển tiếp để hạn chế thất lạc email.

Điều gì xảy ra với dữ liệu khi hết hạn hoặc không gia hạn Google Workspace?

Khi gói dịch vụ bị đình chỉ hoặc hủy, quyền truy cập vào các dịch vụ và dữ liệu có thể bị ảnh hưởng theo trạng thái thuê bao và chính sách của Google. Nếu quản trị viên chủ động hủy đăng ký, dữ liệu Google Workspace của người dùng có thể bị xóa và không thể khôi phục.

Vì vậy, doanh nghiệp nên xuất và lưu trữ các dữ liệu quan trọng trước khi hủy dịch vụ hoặc để thuê bao hết hiệu lực. Không nên xem việc ngừng thanh toán là một phương thức lưu trữ dữ liệu lâu dài.

Google Workspace có thể sử dụng trên điện thoại và máy tính không?

Có. Người dùng có thể truy cập Google Workspace trên máy tính thông qua trình duyệt web và sử dụng các ứng dụng tương ứng trên điện thoại Android hoặc iOS. Các dữ liệu được đồng bộ theo tài khoản và quyền truy cập, giúp nhân viên làm việc trên nhiều thiết bị. Một số ứng dụng cũng hỗ trợ chế độ ngoại tuyến với những giới hạn nhất định.

Google Workspace khác Microsoft 365 như thế nào?

Google Workspace và Microsoft 365 đều là bộ công cụ làm việc dành cho doanh nghiệp nhưng có sự khác biệt về hệ sinh thái và cách tổ chức công việc.

Google Workspace tập trung vào ứng dụng trực tuyến, cộng tác thời gian thực và khả năng kết nối giữa Gmail, Drive, Docs, Sheets và Meet. Trong khi đó, Microsoft 365 có thế mạnh về hệ sinh thái Office như Word, Excel, PowerPoint, Outlook và khả năng kết hợp với các dịch vụ Microsoft khác.

Việc lựa chọn nên dựa trên thói quen làm việc, phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng, yêu cầu quản trị và ngân sách thay vì chỉ so sánh giá giữa hai dịch vụ.

Google Workspace là giải pháp làm việc và cộng tác trực tuyến giúp doanh nghiệp quản lý email, tài liệu, cuộc họp và tài khoản nhân viên trên một hệ sinh thái thống nhất. Với nhiều phiên bản dịch vụ, doanh nghiệp có thể lựa chọn cấu hình phù hợp với quy mô nhân sự, nhu cầu lưu trữ và yêu cầu bảo mật.

Để khai thác hiệu quả nền tảng này, doanh nghiệp cần lựa chọn đúng gói dịch vụ, chuẩn bị tên miền và thiết lập chính sách quản trị ngay từ đầu. Nếu cần tư vấn hạ tầng và giải pháp công nghệ phù hợp cho hoạt động doanh nghiệp, LANIT sẵn sàng hỗ trợ lựa chọn phương án triển khai theo nhu cầu thực tế.