Số hóa dữ liệu là gì? Lợi ích của số hóa dữ liệu đối với doanh nghiệp
Số hóa dữ liệu là gì? Chúng ta thường nghe nhiều tới các thuật ngữ số hóa và chuyển đổi số trong thời gian gần đây. Bởi, cuộc cách mạng chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trong các doanh nghiệp. Mục đích của công cuộc chuyển đổi số nhằm đưa các doanh nghiệp lên một tầm cao mới về mọi mặt.
1. Số hóa dữ liệu là gì?
Số hóa dữ liệu là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản bên ngoài thành các dữ liệu dạng số trên máy tính. Số hóa giúp cho việc lưu trữ mọi dữ liệu được tối ưu, đồng bộ, nhất quán và thuận tiện trong việc chia sẻ, truy xuất thông tin một cách đơn giản.
Việc lưu trữ dữ liệu dưới dạng số sẽ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ trên hệ thống máy chủ. Đồng thời, hỗ trợ người dùng thay đổi và tái sử dụng tài liệu cũng như thuận tiện trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.
2. Lợi ích của số hóa dữ liệu đối với doanh nghiệp
Việc thay đổi từ hình thức lưu trữ bằng văn bản truyền thống sang hình thức lưu trữ kỹ thuật số hiện đại sẽ mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích. Vậy, những lợi ích của số hóa dữ liệu là gì?
2.1. Số hóa thúc đẩy hiệu suất làm việc
Trong công việc hàng ngày của mỗi tổ chức, doanh nghiệp có hàng triệu dữ liệu cần lưu trữ. Khối lượng tài liệu khổng lồ đòi hỏi nguồn nhân lực lớn tập trung xử lý, lưu trữ. Điều này không chỉ tiêu tốn nhân công lao động mà còn chiếm rất nhiều thời gian để xử lý, giải quyết các công việc khác. Dẫn tới hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp bị giảm đi.
Kéo theo đó sẽ là số lượng công việc, chất lượng sản phẩm, doanh thu, doanh số bị giảm sút. Chưa hết, việc xử lý và lưu trữ dữ liệu thủ công còn gây ra những sai sót trong quá trình nhập liệu. Việc ứng dụng số hóa sẽ giúp quá trình xử lý công việc, thông tin lưu trữ chính xác, đơn giản và tăng hiệu suất làm việc rõ rệt.
2.2. Tiết kiệm chi phí
Lợi ích to lớn mà doanh nghiệp có được khi số hóa dữ liệu, đó là tiết kiệm được rất nhiều chi phí. Các bạn có thể thấy ngay qua việc, mỗi ngày các doanh nghiệp của chúng ta phải tiêu tốn hàng triệu đồng, thậm chí hơn thế vào việc sử dụng các tài liệu văn bản, in ấn. Rồi tiền mực, tiền điện, tiền khấu hao máy móc, thiết bị,…
Việc sử dụng tài liệu kỹ thuật số giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng tỷ đồng mỗi năm từ các việc làm trên, để sử dụng ngân sách vào những mục đích to lớn hơn, hữu ích hơn trong doanh nghiệp.
2.3. Thông tin được bảo mật
Lợi ích tiếp theo của số hóa dữ liệu là gì? Đó là các thông tin dữ liệu được bảo mật an toàn nhất. Các dạng dữ liệu văn bản vật lý có thể bị thất lạc, hư hại trong quá trình lưu trữ, bảo quản. Thêm vào đó, thông tin phải chuyển qua lại giữa nhiều đối tượng khác nhau nên tính bảo mật không cao. Không ít doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân gặp khủng hoảng do thông tin mật bị rò rỉ.
Sử dụng dữ liệu số hóa giúp tăng cường bảo mật thông tin. Dễ dàng truy xuất và phát hiện nguồn gốc phát tán dữ liệu mật. Đồng thời ngăn chặn được việc thay đổi dữ liệu, sao lưu và đánh cắp dữ liệu.
2.4. Tiết kiệm không gian lưu trữ
Hệ thống lưu trữ dữ liệu, thông tin của các doanh nghiệp, tổ chức dù lớn đến đâu cũng đều có giới hạn nhất định. Nhưng với dạng dữ liệu số, không gian lưu trữ sẽ rộng lớn hơn, tiết kiệm hơn.
2.5. Tiếp cận dễ dàng, xử lý đơn giản
Dữ liệu kỹ thuật số cho phép chúng ta truyền thông tin một cách đơn giản thông qua kết nối internet, 3G, 4G. Cùng một dữ liệu số, bạn có thể chia sẻ tới hàng chục, hàng trăm, thậm chí hàng triệu người khác cùng lúc. Việc tiếp nhận nó cũng vô cùng dễ dàng, chỉ cần thông qua 1 click.
2.6. Tạo tiền đề cho công cuộc chuyển đổi số
Công cuộc chuyển đổi số được xem là cốt lõi của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 trên toàn thế giới. Các tổ chức, doanh nghiệp đứng ngoài chuyển đổi số sẽ bị tụt hậu và dần dần bị loại bỏ. Số hóa nằm trong công cuộc chuyển đổi này. Bởi vậy mà quá trình số hóa sẽ tạo tiền đề cho việc hiện thực hóa chuyển đổi số trong doanh nghiệp.
3. Quá trình số hóa dữ liệu diễn ra như thế nào?
Quá trình số hóa dữ liệu từ dạng văn bản giấy sang dạng số trải qua rất nhiều bước khác nhau. Để quá trình này diễn ra thuận lợi nhanh chóng nhất cần đảm bảo đủ 3 thành phần chính. Đó là: phần mềm, thiết bị và dịch vụ số hóa. Các bước thực hiện như sau.
Bước 1: Thu thập, tổng hợp tài liệu lưu trữ
Tất cả các tài liệu bằng văn bản giấy, ảnh cần thiết, phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp cần được thu thập lại đầy đủ để thuận tiện cho việc lưu trữ dưới dạng kỹ thuật số.
Bước 2: Phân loại tài liệu
Trong quá trình số hóa dữ liệu, tất cả tài liệu sẽ được sắp xếp vào từng thư mục riêng, tệp riêng để đảm bảo cho việc sử dụng, truy xuất và xử lý về sau. Do đó, trước khi lưu trữ trên phần mềm số hóa, các tài liệu cần được phân loại rõ ràng theo từng hạng mục để tiết kiệm thời gian.
Bước 3: Thiết lập hệ thống
Thiết lập hệ thống số hóa dữ liệu là gì? Trên phần mềm lưu trữ, các lập trình cần thực hiện việc đặt tên file, tạo thư mục, đặt định dạng, scan và thiết lập hệ thống ảnh,… Đảm bảo các thông tin được lưu trữ rõ ràng, mạch lạc nhất.
Bước 4: Kiểm tra tài liệu
Sau khi các tài liệu vật lý được lưu trữ trên hệ thống phần mềm số hóa, các bạn cần kiểm tra lại tài liệu xem đã được phân loại đúng hay chưa. Tài liệu có bị thiếu sót hay sai sót gì không. Quy trình thực hiện ban đầu càng chặt chẽ bao nhiêu thì càng tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí giai đoạn sau này.
Bước 5: Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ
Quá trình số hóa dữ liệu ban đầu tại các doanh nghiệp thường phải cần đến sự trợ giúp của các đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa. Cho nên, sau khi hoàn tất, các đơn vị này và phía doanh nghiệp sẽ tiến hành nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ gốc cho doanh nghiệp.
Quan tâm: Phần mềm Khôi Phục Dữ Liệu trên Windows, Mac, Adroid, Iphone
4. Điểm giống và khác nhau giữa chuyển đổi số và số hóa dữ liệu là gì?
Số hóa được coi là tiền đề của chuyển đổi số. Vậy giữa hai khái niệm này có gì liên quan và có gì khác biệt? Các bạn cùng theo dõi tiếp nhé!
4.1. Điểm giống nhau
Số hóa và chuyển đổi số cùng là giải pháp áp dụng các công nghệ hiện đại vào chuỗi hoạt động của doanh nghiệp. Giúp chuyển đổi cách thức vận hành trong doanh nghiệp, thúc đẩy năng suất và hiệu suất làm việc đạt hiệu quả cao hơn.
4.2. Điểm khác biệt
| Số hóa | Chuyển đổi số | |
|---|---|---|
| Tính năng | Chuyển đổi các tài liệu văn bản vật lý thông thường sang tài liệu kỹ thuật số | Tích hợp công nghệ kỹ thuật số hiện đại vào toàn bộ quá trình của doanh nghiệp, cải thiện phương thức làm việc và mô hình kinh doanh trong doanh nghiệp để đạt hiệu quả cao hơn. |
| Mục đích | Đơn giản hóa quá trình tìm kiếm và lưu trữ thông tin. Tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng cường độ bảo mật thông tin cho doanh nghiệp | Giúp các doanh nghiệp tiếp cận, làm quen và ứng dụng thành công các giải pháp công nghệ số như: Big data, điện toán đám mây, Internet vạn vật,... để tăng hiệu suất công việc. |
| Quy mô | Số hóa là một phần của chuyển đổi số | Chuyển đổi số có quy mô rộng lớn hơn. Đòi hỏi thay đổi cả về phương thức làm việc, văn hóa lãnh đạo và mô hình kinh doanh trong doanh nghiệp. |
5. Lời kết
Qua những chia sẻ về số hóa dữ liệu là gì, lợi ích mà số hóa mang lại chúng ta có thể thấy được sự cần thiết phải áp dụng số hóa vào trong doanh nghiệp. Để hiện thực và đẩy nhanh tốc độ chuyển đổi số theo xu hướng chung, các doanh nghiệp cần khẩn trương thực hiện số hóa.
Anh chị có nhu cầu thuê máy chủ ảo hoặc thuê máy chủ vật lý lưu trữ dữ liệu lớn. Hãy liên hệ LANIT để nhận tư vấn, báo giá tốt nhất.
Cảm ơn đã đọc!
