Outlook là gì?
Microsoft Outlook là một phần mềm của Microsoft dùng để quản lý thông tin cá nhân. Nó tích hợp nhiều tính năng tiện ích như quản lý email, lịch làm việc, nhiệm vụ, danh bạ, ghi chú, nhật ký, và cả duyệt web. Bạn có thể sử dụng Outlook như một ứng dụng độc lập hoặc kết hợp với các công cụ khác để hỗ trợ làm việc nhóm trong tổ chức.
Tuy nhiên, để sử dụng Microsoft Outlook, bạn cần mua bản quyền hoặc trả phí định kỳ, vì đây không phải là một ứng dụng miễn phí.
Outlook dành cho ai?
Outlook là lựa chọn lý tưởng cho bất kỳ ai muốn quản lý công việc và thông tin cá nhân một cách chuyên nghiệp và tiện lợi. Giao diện của phần mềm đơn giản, dễ sử dụng nên bất cứ ai cũng có thể sử dụng, cụ thể:
- Người đi làm: Quản lý mail công việc, lịch biểu
- Học sinh, sinh viên: Lên lịch họp, báo cáo, nhận thông tin từ giáo viên, bạn bè
- Cá nhân: Liên lạc trao đổi, quản lý thời gian cá nhân
- Doanh nghiệp, tổ chức: Tối ưu giao tiếp, hợp tác nhóm, quản lý hiệu suất công việc
Các tính năng nổi bật của Outlook
Outlook không chỉ đơn thuần là một công cụ email mà còn tích hợp nhiều tính năng mạnh mẽ. Dưới đây là các tính năng nổi bật của Outlook:
Quản lý email
Tổ chức email khoa học: Người dùng có thể sắp xếp email vào các thư mục riêng biệt, gắn thẻ để phân loại. Và sử dụng bộ lọc để tìm kiếm nhanh chóng.
Tích hợp tài khoản khác: Outlook cho phép kết nối và quản lý nhiều tài khoản email như Gmail, Yahoo, hay các dịch vụ email doanh nghiệp. Nhờ đó mang lại sự thuận tiện trong giao tiếp hàng ngày.
Lên lịch (Calendar)
Tạo và quản lý sự kiện: Bạn có thể lên lịch các sự kiện cá nhân, đặt lịch họp công việc. Sau đó xem toàn bộ kế hoạch trong ngày, tuần, hoặc tháng.
Gửi lời mời họp: Outlook hỗ trợ gửi lời mời tham dự cuộc họp qua email và theo dõi trạng thái phản hồi từ những người tham gia.
Quản lý công việc
Danh sách việc cần làm: Tính năng To-Do List cho phép người dùng tạo các nhiệm vụ cần hoàn thành và đánh dấu khi hoàn thành.
Đồng bộ hóa công việc: Công việc được đồng bộ hóa trên các thiết bị, giúp bạn theo dõi tiến độ mọi lúc mọi nơi.
Bảo Mật Cao
Mã hóa email: Outlook sử dụng công nghệ mã hóa để bảo vệ nội dung email khỏi bị truy cập trái phép.
Chặn spam: Bộ lọc tự động giúp chặn thư rác và giảm thiểu nguy cơ nhận phải email độc hại.
Bảo vệ thông tin cá nhân: Các tính năng bảo mật nâng cao giúp đảm bảo dữ liệu cá nhân và tài khoản của bạn luôn an toàn.
Ngoài ra Outlook còn hoạt động liền mạch với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Microsoft như Teams, SharePoint, OneDrive. Chính vậy mà phần mềm có thể tích hợp với các bên thứ ba, nâng cao năng suất hơn.
Ưu và nhược điểm của Outlook là gì?
Về ưu điểm:
- Tích hợp đa dạng tính năng, công cụ
- Khả năng bảo mật hàng đầu, chống spam tốt
- Đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị, đảm bảo công việc không bị gián đoạn
- Thiết kế phù hợp với các tổ chức và doanh nghiệp cần quản lý thông tin và cộng tác nhóm.
- Không gian lưu trữ dữ liệu rộng lớn
Về nhược điểm:
- Không phải công cụ miễn phí, người dùng phải mua giấy phép hoặc trả phí dịch vụ định kỳ.
- Phụ thuộc vào hệ sinh thái Microsoft
- Outlook yêu cầu cấu hình máy tính mạnh để hoạt động mượt mà,
- Không dùng offline được
Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Outlook
Để cài đặt Microsoft Office với Outlook, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào trang web chính thức của Microsoft Office.
Bước 2: Đăng nhập tài khoản.
Bước 3: Chọn tải về ứng dụng Microsoft bao gồm cả phần mềm Outlook
Bước 4: Tiến hành tải và cài đặt phần mềm trên thiết bị của bạn.
Bước 5: Sử dụng tài khoản Microsoft và mã kích hoạt để đăng nhập vào ứng dụng.
Các phiên bản Outlook
Dưới đây là tổng hợp các phiên bản Outlook
| Tên Phiên Bản | Ngày Phát Hành | Ghi Chú |
| Outlook for MS-DOS | – | Đi kèm Exchange Server 5.5 |
| Outlook for Windows 3.1 | – | Đi kèm Exchange Server 5.5 |
| Outlook for Macintosh | – | Đi kèm Exchange Server 5.5 |
| Outlook 97 8.0 | 16/01/1997 | Tích hợp trong Office 97, đi kèm Exchange Server 5.5 |
| Outlook 98 8.5 | 21/06/1998 | Miễn phí qua sách, hỗ trợ tiêu chuẩn Internet mới, cài đặt IE4 |
| Outlook 2000 9.0 | 07/06/1999 | Có trong Office 2000, kèm theo Exchange 2000 Server |
| Outlook 2002 10.0 | 31/05/2001 | Phát hành trong Office XP |
| Outlook 2003 11.0 | 21/10/2003 | Một phần của Office 2003 (bản Standard dành cho học sinh, giáo viên) |
| Outlook 2007 12.0 | 30/11/2006 | Bao gồm trong Office 2007, trừ phiên bản Home and Student |
| Outlook 2008 for Mac 12.0 | 15/01/2008 | Đi kèm Office for Mac 2008 Home and Business |
| Outlook 2010 14.0 | 15/04/2010 | Tích hợp trong các phiên bản Office: Home & Business, Professional, Standard, Professional+ |
| Outlook 2011 for Mac 14.0 | 26/10/2010 | Đi kèm Office for Mac 2011 Home and Business |
| Outlook 2013 15.0 | 29/01/2013 | Phát hành trong Office 2013, trừ bản Home & Student |
Điểm khác biệt giữa Gmail và Outlook là gì?
Gmail và Outlook là hai dịch vụ email phổ biến nhất hiện nay, nhưng chúng có những điểm khác biệt. Cụ thể như:
Về giao diện người dùng
- Gmail: Đơn giản, thân thiện người dùng. Dễ tùy chỉnh giao diện với nhiều theme. Có hệ thống phân loại email tự động thành các tab.
- Outlook: Giao diện chuyên nghiệp hơn, phù hợp môi trường doanh nghiệp. Tuy nhiên khả năng tùy chỉnh hạn chế hơn so với Gmail
Về tích hợp công cụ
- Gmail: Tích hợp mạnh mẽ với Google Workspace, tiện ích mở rộng qua Google Workspace Marketplace. Hỗ trợ tìm kiếm mail nhanh và chính xác. Hoạt động tốt trên tất cả các thiết bị thông qua ứng dụng Gmail.
- Outlook: Hỗ trợ tốt cho môi trường doanh nghiệp thông qua Active Directory và Exchange Server. Tích hợp sâu với Microsoft 365. Ứng dụng Outlook được cài đặt sẵn trên hầu hết các thiết bị Windows. Hỗ trợ đa nền tảng.
Về khả năng lưu trữ
- Gmail: Miễn phí 15GB dùng chung cho Gmail, Google Drive, và Google Photos. Mất phí nếu muốn mua thêm dung lượng
- Outlook: Miễn phí 15GB dung lượng lưu trữ cho email và 5GB cho OneDrive. Các gói Microsoft 365 cung cấp dung lượng lưu trữ email và OneDrive lên tới 1TB.
Về khả năng bảo mật
- Gmail: Hỗ trợ xác thực hai yếu tố (2FA) và cảnh báo các hoạt động đáng ngờ. Tích hợp AI để phát hiện email rác và lừa đảo (phishing).
- Outlook: Tích hợp Microsoft Defender giúp bảo vệ người dùng khỏi các mối đe dọa. Tính năng mã hóa email và hỗ trợ nhiều chính sách bảo mật doanh nghiệp.
Về đối tượng sử dụng
- Gmail: Phù hợp với cá nhân, nhóm nhỏ, hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tối ưu cho những ai đã quen thuộc với hệ sinh thái Google.
- Outlook: Phù hợp với các doanh nghiệp lớn hoặc người dùng trong môi trường chuyên nghiệp. Được ưa chuộng bởi những người sử dụng Microsoft 365 và các công cụ văn phòng của Microsoft.
Mẹo sử dụng Outlook có thể bạn chưa biết
Sử dụng Outlook lâu nhưng chưa chắc bạn đã biết những mẹo sử dụng này. Cùng LANIT tìm hiểu ngay nhé:
Phím tắt cơ bản
- Ctrl + R: Trả lời email nhanh.
- Ctrl + Shift + M: Mở cửa sổ soạn thư mới.
- Ctrl + 1: Chuyển sang tab Mail.
- Ctrl + 2: Chuyển sang tab Lịch.
- Ctrl + E: Tìm kiếm trong Outlook.
Tính năng nâng cao
Tính năng “Focused Inbox” giúp bạn phân loại email quan trọng vào tab Focused. Còn các email không quan trọng vào tab Other. Từ đó sẽ giúp hạn chế sự xao lãng. Bạn có thể bật tính năng này từ cài đặt Outlook.
Tính năng “Delay Send“. Bạn có thể lên lịch để gửi email sau một thời gian cụ thể. Để thực hiện:
- Chọn Delay Delivery và thiết lập thời gian bạn muốn email được gửi.
- Soạn email xong, vào tab Options.
Tính năng “Quick Steps” giúp bạn thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại nhanh chóng. Chẳng hạn như trả lời email và đánh dấu là đã đọc. Để thiết lập:
- Vào tab Home
- Chọn Quick Steps và sau đó Create New.
Tính năng “Search Folder“. Tạo các thư mục tìm kiếm để tự động phân loại và tìm kiếm các email mà bạn quan tâm. Như email chưa đọc hoặc email từ một người gửi nhất định. Để tạo Search Folder:
- Vào Folder > New Search Folder và chọn tiêu chí tìm kiếm.
Tìm kiếm nâng cao
Sử dụng bộ lọc tìm kiếm mạnh mẽ trong Outlook để tìm các email cụ thể. Ví dụ, bạn có thể tìm kiếm email từ một người gửi cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định bằng cách nhập từ khóa vào thanh tìm kiếm và sử dụng các tùy chọn lọc.
Lưu ý khi sử dụng Outlook
Trong quá trình sử dụng Outlook, để đảm bảo hiệu quả và bảo mật tốt hãy chú ý:
- Dùng chức năng “Clean Up” để loại bỏ email trùng lặp.
- Mã hóa email khi gửi thông tin nhạy cảm.
- Sử dụng chế độ Offline khi không có mạng.
- Xóa email không cần thiết và sử dụng “Archive” để lưu trữ.
- Sao lưu dữ liệu email và khôi phục email đã xóa nếu cần.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao để khôi phục email đã xóa trong Outlook?
Nếu bạn đã xóa email, mở thư mục Deleted Items hoặc Trash. Tìm email bạn muốn khôi phục và kéo nó trở lại thư mục chính.
Nếu email đã bị xóa vĩnh viễn, bạn có thể sử dụng tính năng Recover Deleted Items trong Folder > Recover Deleted Items (chỉ có sẵn trên các tài khoản Exchange).
Outlook có hỗ trợ làm việc ngoại tuyến không?
Có, Outlook có chế độ làm việc ngoại tuyến. Để kích hoạt, chọn Send/Receive > Work Offline. Bạn vẫn có thể soạn thảo và lưu email trong khi không có kết nối Internet. Và chúng sẽ tự động gửi đi khi bạn kết nối lại.
Lời kết
Hy vọng rằng bạn đã nắm rõ Outlook là gì thông qua những nội dung LANIT chia sẻ bên trên. Outlook có sẵn trên cả máy tính và điện thoại, hỗ trợ đồng bộ hóa thông tin qua nhiều thiết bị. Do đó bạn không cần lo tìm kiếm, ngoài ra giao diện cũng rất dễ hiểu. Nếu bạn gặp khó khăn thì hãy liên hệ để LANIT có mặt hỗ trợ bạn nhanh nhất nhé! Cảm ơn bạn vì đã theo dõi!
Tham khảo thêm các bài viết cùng chủ đề:
