Phần mềm Microsoft Access là gì? Microsoft Access dùng để làm gì?
- 28/06/2022
- LANIT JSC
Bạn đang muốn biết phần mềm Microsoft Access là gì? Microsoft Access dùng để làm gì? và khi nào thì sử dụng Microsoft Access ? Ưu nhược điểm Microsoft Access? Cách sử dụng Microsoft Access như thế nào? …Vậy thì đừng bỏ lỡ bài chia sẻ tổng hợp từ A-Z những thông tin cần biết về phần mềm này nhé.
Microsoft Access là gì?
Microsoft Access là phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu được phát triển bởi Microsoft. Phiên bản đầu tiên được phát triển năm 1992 và phiên bản mới nhất được cập nhật năm 2019.
Phần mềm Microsoft Access chứa rất nhiều công cụ quản lý cơ sở dữ liệu khác nhau như: Tables, Queries, Forms, Report, Macro và Modules. Mỗi công cụ mở ra một cửa sổ riêng. Trong đó:
- Tables: là công cụ xây dựng cơ sở dữ liệu, nó là công cụ chính trong Microsoft Access. Ở mỗi Tables chứa tên bảng, trường dữ liệu để nhận các dữ liệu khác nhau, bản ghi và trường khóa. Các tables có mối qua hệ tương tác với nhau.
- Queries – Công cụ xử lý dữ liệu trong Phần mềm Microsoft Access, bao gồm 7 queries khác nhau. Đó là: Select (có chức năng trích, lọc, kết xuất dữ liệu). Total (tổng hợp dữ liệu). Crosstab (tổng hợp dữ liệu theo tiêu đề dòng/cột dữ liệu). Make Tables (lưu kết quả truy vấn, tạo bảng phục vụ lưu trữ dữ liệu lâu dài). Delete (loại bỏ dữ liệu hết hạn). Update (cập nhật dữ liệu) và Append (nối các bảng dữ liệu với nhau).
- Form: Công cụ tạo giao diện người dùng, cho phép hiển thị dữ liệu trực tiếp từ các bảng.
- Report: Công cụ dùng để định dạng, tính toán, in và tóm tắt các dữ liệu đã chọn.
- Macro: Đây là cấu trúc lập trình máy tính xách tay, cấu hình nhỏ. Nó cho phép thiết lập các lệnh và quy trình trong biểu mẫu như: Tìm kiếm, truy vấn dữ liệu, chuyển sang bản ghi khác,…
- Module: Chứa các hàm mà bạn có thể viết bằng VBA (Visual Basic for Applications).
Phần mềm Microsoft Access dùng để làm gì?
LANIT sẽ list ra những ứng dụng mà Microsoft Access mang đến cho các lĩnh vực, hoạt động của chúng ta ngay sau đây.
- Phần mềm Microsoft Access cung cấp chức năng của cơ sở dữ liệu và khả năng lập trình, để tạo các biểu mẫu dễ điều hướng, giúp phát triển hệ thống quản lý thông tin cho các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ. Đồng thời hỗ trợ quản lý dữ liệu tối ưu cho từng mảng của các tập đoàn lớn.
- Microsoft Access sử dụng để nhập dữ liệu và giảm biên độ sai sót trong quá trình nhập liệu. Access giúp phát hiện lỗi sai để mọi người dễ dàng sửa đổi, thay thế.
- Các công cụ có trong Phần mềm Microsoft Access hỗ trợ người dùng tạo các báo cáo bằng văn bản hoặc hình ảnh.
- Với Phần mềm Microsoft Access, bạn nhanh chóng tìm kiếm các bản ghi đơn lẻ hoặc theo nhóm. Các công cụ trong Microsoft Access hỗ trợ sắp xếp, truy vấn và tạo ra các công cụ chuyên biệt riêng.
Ưu điểm phần mềm Microsoft Access
Ưu điểm của phần mềm Microsoft Access đó là:
- Microsoft Access cung cấp một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu với đầy đủ chức năng chỉ trong vài phút.
- Microsoft Access cài đặt và sử dụng dễ dàng. Bạn chỉ cần tải phần mềm về, cài đặt theo những thông tin hiển thị trên giao diện thiết bị.
- Microsoft Access cũng dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác của Microsoft, giúp người dùng tiết kiệm rất nhiều thời gian trong khi làm việc.
- Cho phép bạn tạo bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, kết nối với sự trợ giúp của Macro.
- Chứa các công cụ báo cáo, phân tích dữ liệu phức tạp, thay thế cho việc lưu trữ dữ liệu trên Excel, trong trường hợp Excel không hoạt động tốt hoặc người dùng muốn cung cấp các biểu mẫu hay các báo cáo nhập liệu cho người khác.
- Có thể thực hiện các phép nối không đồng nhất giữa các bộ dữ liệu khác nhau được lưu trữ trên các nền tảng khác nhau.
- Chi phí mua phần mềm rất thấp.
Nhược điểm của phần mềm Microsoft Access
Bên cạnh những ưu điểm thì Microsoft Access vẫn còn tồn tại 5 hạn chế sau:
- Phần mềm Microsoft Access phù hợp với các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, chưa đáp ứng được nhu cầu về quản lý cơ sở dữ liệu như các doanh nghiệp quy mô lớn.
- Tất cả thông tin dữ liệu được lưu chung vào một tệp, vì thế quá trình truy vấn báo cáo và hiển thị các biểu mẫu trở nên chậm hơn.
- Microsoft Access giới hạn số lượng người truy cập trong cùng thời điểm. Phần mềm chỉ cho phép 10 – 80 người truy cập cùng lúc (tùy theo từng phiên bản).
- Đòi hỏi người dùng phải có sự am hiểu nhất định.
- Độ bảo mật chưa cao và không khả dụng trong tất cả các phiên bản Microsoft Office.
Cách sử dụng phần mềm Microsoft Access
Không phải ai cũng biết cách dùng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Hãy tiếp tục dõi theo những chia sẻ dưới đây, chắc chắn bạn sẽ nắm được những kiến thức cơ bản nhất.
1. Tạo cơ sở dữ liệu
Bước 1: Bạn chọn File –> nhấn New. Tùy theo từng phiên bản sẽ có những mảng khác nhau giúp bạn hiểu dữ liệu nào phù hợp với cơ sở dữ liệu nào.
Bước 2: Chọn Rename để đặt tên cho File, giúp quá trình tìm kiếm, truy vấn được nhanh chóng.
2. Nhập dữ liệu
- Bước 1: Xác định cấu trúc dữ liệu. Bạn cần xác định được thông tin dữ liệu và lựa chọn hình thức cơ sở dữ liệu phù hợp.
- Bước 2: Tạo bảng nhập nội dung.
- Bước 3: Nhập dữ liệu từ các nguồn bên ngoài vào bảng.
- Bước 4: Chèn hình ảnh, cột vào báo cáo.
3. Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng
- Bước 1: Tạo cột ID trước khi lựa chọn các lệnh để thiết lập mối quan hệ giữa các bảng.
- Bước 2: Mở Tab –> chọn Database tools –> nhấn chọn Relationship.
- Bước 3: Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng bằng cách nhấn giữ chuột từ bảng này đến bảng khác, rồi chọn Enforce Referential.
4. Tạo truy vấn lựa chọn tiêu chuẩn
- Bước 1: Chọn Query Design -> chọn Create → thiết kế truy vấn.
- Bước 2: Click The show Table – > chọn table – > chọn Close.
- Bước 3: Chọn cột truy vấn → chọn Design.
- Bước 4: Chọn Run hoặc nhấn ctrl + S
5. Tạo và dùng biểu mẫu
- Bước 1: Lựa chọn bảng biểu mẫu thích hợp.
- Bước 2: Chọn Form (trong cửa sổ mới) và lựa chọn thông tin mà bạn cần.
- Bước 3: Sử dụng nút mũi tên thực hiện các thao tác bạn muốn.
6. Tạo báo cáo
Để tạo báo cáo trong Microsoft Access, các bạn thực hiện theo trình tự như sau:
Chọn bảng –> Nhập tab mới –> Tạo nguồn báo cáo dữ liệu –> Thêm các miền thích hợp và các mục cần thiết –> Lưu và chia sẻ.
7. Các chức năng của phần mềm Microsoft Access là gì?
Microsoft Access có rất nhiều chức năng khác nhau hỗ trợ cho việc tạo bảng, biểu mẫu trở nên đơn giản, thuận tiện hơn. Bao gồm:
- Chức năng tạo bảng tự động, phù hợp với từng thông tin.
- Lưu trữ thông tin từ hệ thống cơ sở dữ liệu.
- Chức năng tính tự động và hiển thị theo yêu cầu.
- Access giúp tạo các mối để người dùng dễ dàng xác định được chủ đề chung.
- Chức năng nhắc nhở update thông tin trong báo cáo, biểu mẫu.
Với những gì chia sẻ trên đây, LANIT hy vọng các bạn đã hiểu được phần mềm Microsoft Access là gì và Microsoft Access dùng để làm gì, lợi ích của phần mềm này với hoạt động quản lý cơ sở dữ liệu của các doanh nghiệp ra sao…
LANIT cảm ơn bạn đã đọc!
