Microsoft Access được đánh giá là phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu phù hợp với cá nhân và doanh nghiệp nhỏ. Ứng dụng này được tích hợp nhiều yếu tố giúp tối ưu công việc quản lý. Vậy Microsoft Access là gì? Access và Excel khác nhau như thế nào? Liệu SQL và Access khác nhau ra sao? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết này, kèm theo hướng dẫn sử dụng Microsoft Access cho người mới bắt đầu nhé!
Microsoft Access là gì?
Microsoft Access là phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu được phát hành bởi Microsoft Office, cho phép người dùng lưu trữ, quản lý và truy vấn dữ liệu. Đây là ứng dụng văn phòng phù hợp với cá nhân và doanh nghiệp nhỏ, giúp tự động hóa quy trình làm việc và xử lý dữ liệu nhanh chóng.
Xem thêm: Bảng giá dịch vụ thuê VPS SSD
Các tính năng chính của Microsoft Access
Sau khi hiểu Microsoft Access là gì, hãy cùng khám phá những tính năng chính giúp phần mềm này trở thành công cụ quản lý dữ liệu hiệu quả và phổ biến.
- Tạo và thiết lập bảng dữ liệu: Access cho phép người dùng dễ dàng tạo các bảng dữ liệu, định nghĩa trường (fields), kiểu dữ liệu (data types) và khóa chính (primary key) để quản lý dữ liệu có cấu trúc chặt chẽ.
- Thiết kế biểu mẫu trực quan: phần mềm Access cho phép thiết kế các biểu mẫu (Forms) có khả năng tùy chỉnh cao, từ giao diện đơn giản đến phức tạp, giúp người dùng thao tác với dữ liệu một cách trực quan, giảm thiểu lỗi khi nhập liệu, và dễ dàng sử dụng ngay cả với người không có kiến thức kỹ thuật chuyên sâu.
- Tự động hoá quy trình nghiệp vụ nhờ Macro và Module: Access tích hợp sẵn công cụ tạo macro để tự động hóa các quy trình lặp lại, như cập nhật dữ liệu, gửi thông báo, hoặc chạy báo cáo định kỳ. Đồng thời, Module cho phép người dùng viết mã VBA (Visual Basic for Applications) để phát triển các tính năng nâng cao, biến Access trở thành một công cụ quản lý dữ liệu tùy biến theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
- Truy vấn dữ liệu: Access cung cấp hệ thống Query Design (trình thiết kế truy vấn) giúp người dùng xây dựng các truy vấn phức tạp mà không cần biết ngôn ngữ SQL. Tuy nhiên, với người dùng nâng cao, Access vẫn hỗ trợ viết câu lệnh SQL trực tiếp, mang lại khả năng tùy biến linh hoạt và kiểm soát dữ liệu ở mức sâu hơn.
- Kết xuất báo cáo: Tính năng Report trong Access cho phép thiết kế các báo cáo theo yêu cầu doanh nghiệp, từ báo cáo tài chính, bán hàng, tồn kho đến báo cáo nhân sự. Người dùng có thể tùy chỉnh bố cục, định dạng, chèn biểu đồ, hình ảnh, và áp dụng các quy tắc hiển thị dữ liệu thông minh – tạo ra các bản in hoặc xuất file chuyên nghiệp, sẵn sàng phục vụ trình bày và phân tích.
- Khả năng tích hợp và mở rộng linh hoạt: Access không hoạt động độc lập mà có thể kết nối với nhiều nguồn dữ liệu khác như SQL Server, Oracle, Excel, SharePoint, hoặc các API bên ngoài thông qua ODBC. Điều này cho phép Access trở thành một phần trong hệ sinh thái dữ liệu lớn hơn, giúp doanh nghiệp dễ dàng đồng bộ và phân tích dữ liệu ở nhiều cấp độ.
- Tạo và quản lý mối quan hệ giữa các bảng: Microsoft Access hỗ trợ người dùng thiết lập mối quan hệ giữa các bảng thông qua các trường khóa chính/khóa ngoại, đảm bảo tính nhất quán và ràng buộc dữ liệu.
4 yếu tố chính của Microsoft Access
Microsoft Access được xây dựng dựa trên 4 yếu tố cốt lõi giúp quản lý và xử lý dữ liệu hiệu quả, bao gồm:
- Tables (Bảng dữ liệu) – Nơi lưu trữ dữ liệu chính, tương tự như bảng tính trong Excel nhưng có cấu trúc chặt chẽ hơn.
- Queries (Truy vấn) – Công cụ truy vấn để lọc, phân tích và trích xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng dựa trên tiêu chí cụ thể.
- Forms (Biểu mẫu) – Giao diện nhập và hiển thị dữ liệu trực quan, thân thiện với người dùng.
- Reports (Báo cáo) – Công cụ tạo báo cáo từ dữ liệu, phục vụ cho việc trình bày, in ấn và chia sẻ thông tin.
Nhờ sự phối hợp của 4 yếu tố này, Microsoft Access trở thành giải pháp quản lý cơ sở dữ liệu mạnh mẽ, đáp ứng linh hoạt nhu cầu của cá nhân và doanh nghiệp.
Xem thêm: Gợi Ý 5 Lựa Chọn Phần mềm Thay Thế cho Microsoft 365
Tại sao nên sử dụng Microsoft Access?
Ưu điểm của phần mềm Microsoft Access
Ưu điểm của phần mềm Microsoft Access đó là:
- Microsoft Access cung cấp một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu với đầy đủ chức năng chỉ trong vài phút.
- Microsoft Access cài đặt và sử dụng dễ dàng. Bạn chỉ cần tải phần mềm về, cài đặt theo những thông tin hiển thị trên giao diện thiết bị.
- Microsoft Access cũng dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác của Microsoft, giúp người dùng tiết kiệm rất nhiều thời gian trong khi làm việc.
- Cho phép bạn tạo bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, kết nối với sự trợ giúp của Macro.
- Chứa các công cụ báo cáo, phân tích dữ liệu phức tạp, thay thế cho việc lưu trữ dữ liệu trên Excel, trong trường hợp Excel không hoạt động tốt hoặc người dùng muốn cung cấp các biểu mẫu hay các báo cáo nhập liệu cho người khác.
- Có thể thực hiện các phép nối không đồng nhất giữa các bộ dữ liệu khác nhau được lưu trữ trên các nền tảng khác nhau.
- Chi phí mua phần mềm rất thấp.
Nhược điểm của phần mềm Microsoft Access
Bên cạnh những ưu điểm thì Microsoft Access vẫn còn tồn tại 5 hạn chế sau:
- Phần mềm Microsoft Access phù hợp với các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, chưa đáp ứng được nhu cầu về quản lý cơ sở dữ liệu như các doanh nghiệp quy mô lớn.
- Tất cả thông tin dữ liệu được lưu chung vào một tệp, vì thế quá trình truy vấn báo cáo và hiển thị các biểu mẫu trở nên chậm hơn.
- Microsoft Access giới hạn số lượng người truy cập trong cùng thời điểm. Phần mềm chỉ cho phép 10 – 80 người truy cập cùng lúc (tùy theo từng phiên bản).
- Đòi hỏi người dùng phải có sự am hiểu nhất định.
- Độ bảo mật chưa cao và không khả dụng trong tất cả các phiên bản Microsoft Office.
So sánh Access và Excel
Cả Microsoft Access và Microsoft Excel đều là công cụ quản lý và xử lý dữ liệu phổ biến trong bộ Office, nhưng mỗi phần mềm lại có đặc điểm và thế mạnh riêng. Cụ thể:
| Tiêu chí | Microsoft Access | Microsoft Excel |
| Chức năng chính | Quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS) | Bảng tính và xử lý dữ liệu dạng bảng |
| Khối lượng dữ liệu xử lý | Quản lý dữ liệu lớn, có cấu trúc phức tạp | Phù hợp với dữ liệu vừa và nhỏ, phân tích nhanh |
| Cách tổ chức dữ liệu | Lưu trữ trong nhiều bảng, liên kết với nhau qua khóa | Lưu trữ dữ liệu phẳng trong một hoặc nhiều bảng |
| Khả năng truy vấn | Mạnh mẽ, hỗ trợ SQL, liên kết và lọc dữ liệu phức tạp | Tìm kiếm, lọc dữ liệu cơ bản thông qua hàm và filter |
| Tự động hóa | Hỗ trợ VBA, macro nâng cao, tự động hóa toàn diện | Tự động hóa cơ bản bằng công thức và macro |
| Ứng dụng phù hợp | Quản lý cơ sở dữ liệu, xây dựng hệ thống quản lý | Thống kê, phân tích dữ liệu, báo cáo nhanh |
| Giao diện người dùng | Biểu mẫu (Form) trực quan, thân thiện | Bảng tính dạng lưới quen thuộc |
Ai nên sử dụng Microsoft Access?
Doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs)
Với mức chi phí đầu tư thấp, Microsoft Access là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa muốn quản lý dữ liệu hiệu quả mà không cần hệ thống phức tạp. Các doanh nghiệp có thể sử dụng Access để theo dõi đơn hàng, quản lý khách hàng, lưu trữ dữ liệu bán hàng, và xử lý báo cáo tài chính mà không cần thuê lập trình viên hoặc triển khai phần mềm đắt tiền.
Nhóm làm việc và tổ chức nhỏ
Các nhóm làm việc nhỏ, tổ chức phi lợi nhuận, hoặc các phòng ban độc lập trong công ty có thể tận dụng Microsoft Access để xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu riêng cho dự án. Phần mềm này giúp chia sẻ và chỉnh sửa dữ liệu dễ dàng trong nội bộ nhóm, đồng thời đảm bảo bảo mật thông tin mà không cần đầu tư vào hệ thống phức tạp.
Cá nhân và Freelancer
Microsoft Access cung cấp giải pháp tối ưu cho các cá nhân và freelancer, đặc biệt là những người cần quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng, dự án hoặc sản phẩm. Access giúp người dùng tiết kiệm thời gian, dễ dàng thiết kế form nhập liệu, tạo báo cáo chi tiết mà không yêu cầu kiến thức lập trình chuyên sâu.
Giáo viên và sinh viên
Giáo viên và sinh viên có thể sử dụng Microsoft Access như một công cụ hỗ trợ học tập, nghiên cứu hoặc thực hành xây dựng hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Từ việc quản lý thông tin sinh viên, điểm số, đến thiết kế báo cáo phân tích dữ liệu cho dự án nghiên cứu khoa học, Access đều đáp ứng được nhu cầu học tập đa dạng.
Người quản lý dữ liệu trong tổ chức lớn
Ngay cả trong các doanh nghiệp lớn, Microsoft Access vẫn hữu ích với các quản lý dữ liệu muốn tạo nhanh các hệ thống quản lý tạm thời hoặc phục vụ nhu cầu đặc thù. Access giúp giảm tải cho bộ phận IT bằng cách cho phép các phòng ban tự xây dựng và vận hành các cơ sở dữ liệu nhỏ một cách chủ động.
Xem thêm: Microsoft Azure là gì? Vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp
Hướng dẫn sử dụng phần mềm Microsoft Access cho người mới
Không phải ai cũng biết cách dùng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Hãy tiếp tục dõi theo những chia sẻ dưới đây, chắc chắn bạn sẽ nắm được những kiến thức cơ bản nhất.
1. Tạo cơ sở dữ liệu
Bước 1: Bạn chọn File –> nhấn New. Tùy theo từng phiên bản sẽ có những mảng khác nhau giúp bạn hiểu dữ liệu nào phù hợp với cơ sở dữ liệu nào.
Bước 2: Chọn Rename để đặt tên cho File, giúp quá trình tìm kiếm, truy vấn được nhanh chóng.
2. Nhập dữ liệu
- Bước 1: Xác định cấu trúc dữ liệu. Bạn cần xác định được thông tin dữ liệu và lựa chọn hình thức cơ sở dữ liệu phù hợp.
- Bước 2: Tạo bảng nhập nội dung.
- Bước 3: Nhập dữ liệu từ các nguồn bên ngoài vào bảng.
- Bước 4: Chèn hình ảnh, cột vào báo cáo.
3. Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng
- Bước 1: Tạo cột ID trước khi lựa chọn các lệnh để thiết lập mối quan hệ giữa các bảng.
- Bước 2: Mở Tab –> chọn Database tools –> nhấn chọn Relationship.
- Bước 3: Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng bằng cách nhấn giữ chuột từ bảng này đến bảng khác, rồi chọn Enforce Referential.
4. Tạo truy vấn lựa chọn tiêu chuẩn
- Bước 1: Chọn Query Design -> chọn Create → thiết kế truy vấn.
- Bước 2: Click The show Table – > chọn table – > chọn Close.
- Bước 3: Chọn cột truy vấn → chọn Design.
- Bước 4: Chọn Run hoặc nhấn ctrl + S
5. Tạo và dùng biểu mẫu
- Bước 1: Lựa chọn bảng biểu mẫu thích hợp.
- Bước 2: Chọn Form (trong cửa sổ mới) và lựa chọn thông tin mà bạn cần.
- Bước 3: Sử dụng nút mũi tên thực hiện các thao tác bạn muốn.
6. Tạo báo cáo
Để tạo báo cáo trong Microsoft Access, các bạn thực hiện theo trình tự như sau:
Chọn bảng –> Nhập tab mới –> Tạo nguồn báo cáo dữ liệu –> Thêm các miền thích hợp và các mục cần thiết –> Lưu và chia sẻ.
7. Các chức năng của phần mềm Microsoft Access là gì?
Microsoft Access có rất nhiều chức năng khác nhau hỗ trợ cho việc tạo bảng, biểu mẫu trở nên đơn giản, thuận tiện hơn. Bao gồm:
- Chức năng tạo bảng tự động, phù hợp với từng thông tin.
- Lưu trữ thông tin từ hệ thống cơ sở dữ liệu.
- Chức năng tính tự động và hiển thị theo yêu cầu.
- Access giúp tạo các mối để người dùng dễ dàng xác định được chủ đề chung.
- Chức năng nhắc nhở update thông tin trong báo cáo, biểu mẫu.
Xem thêm: Microsoft Onedrive là gì? Cách cài đặt và sử dụng Microsoft Onedrive
Với những gì chia sẻ trên đây, LANIT hy vọng các bạn đã hiểu được phần mềm Microsoft Access là gì và Microsoft Access dùng để làm gì, lợi ích của phần mềm này với hoạt động quản lý cơ sở dữ liệu của các doanh nghiệp ra sao…
