Mail Server là gì?
Mail Server hay Email Server là hệ thống máy chủ riêng được cấu hình để gửi, nhận và lưu trữ email. Mail Server giúp thư được gửi nhanh chóng, ổn định và hỗ trợ doanh nghiệp quản lý truyền thông, giao dịch nội bộ an toàn, bảo mật.
Đặc biệt, Mail Server còn giúp Email tránh bị Spam hay virus. Cấu hình của Email Server nhìn chung giống với Cloud Server với cấu hình RAM, CPU, Ổ cứng mạnh mẽ. Ngoài ra, còn có các thông số khác như Email forwarder, tài khoản Email, Mail list.
Mail Server hoạt động như thế nào?
Mail Server có nhiệm vụ chính là quản lý và xử lý các thư điện tử trên mạng. Để hiểu cách Mail Server hoạt động, ta cần tìm hiểu về ba giao thức quan trọng sau đây:
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)
- SMTP là giao thức chuyển thư điện tử đơn giản được sử dụng bởi máy chủ thư điện tử để gửi email.
- Khi bạn viết và gửi một email, máy tính của bạn sẽ kết nối đến máy chủ thư điện tử đích sử dụng SMTP.
- Máy chủ SMTP sau đó sẽ tiến hành chuyển thư đến máy chủ thư điện tử của người nhận thông qua giao thức này.
- SMTP cho phép người dùng gửi email đến nhiều máy chủ thư điện tử khác nhau.
Incoming Mail Server
Incoming Mail Server có nhiệm vụ nhận email từ máy chủ SMTP sau đó di chuyển chúng đến hộp thư của người dùng. Có hai biến thể chính của giao thức này: POP3 (Post Office Protocol phiên bản 3) và IMAP (Internet Message Access Protocol).
Giao thức POP3
- POP3 là giao thức đơn giản, chuyển email từ máy chủ thư điện tử đến máy tính cá nhân của người dùng thông qua một ứng dụng email như Outlook hoặc Mac Mail.
- Email thường bị xóa khỏi máy chủ thư sau khi người dùng đã tải về và lưu trữ chúng ở máy tính cá nhân.
- Điều này có nghĩa là email chỉ tồn tại ở một nơi duy nhất sau khi được tải về.
Giao thức IMAP
- IMAP phức tạp hơn và cho phép nhiều máy khách (client) kết nối đến hộp thư (Mailbox) trên máy chủ thư điện tử.
- Email từ hộp thư sẽ được sao chép tới máy khách của người dùng, và bản gốc của email vẫn sẽ được lưu trữ trên máy chủ thư.
- Điều này giúp người dùng truy cập email của họ từ nhiều thiết bị và vị trí khác nhau mà không làm mất bản gốc của email.
Tính năng của Mail Server
Mail Server là lựa chọn của nhiều khách hàng là doanh nghiệp, cá nhân bởi những tính năng nổi bật như:
- Gửi – Nhận mail: Mail Server cho phép người dùng gửi – nhận email thông qua các giao thức SMTP, POP3/IMAP với những tên miền cụ thể cho từng doanh nghiệp/tổ chức.
- Quản lý hộp thư: Email Server lưu trữ các email trong hộp thư của người dùng, cho phép tìm kiếm và sắp xếp chúng theo nhu cầu.
- Bảo mật: Máy chủ mail hỗ trợ các giải pháp để tăng cường bảo mật như mã hóa TLS/SSL, giúp quá trình truyền tải mail được diễn ra an toàn và bảo mật, đảm bảo quyền riêng tư.
- Hạn chế Spam hoặc Virus: Bằng cách tích hợp chế độ lọc Spam và quét virus để ngăn chặn các email đến không mong muốn hoặc email độc hại, Mail Server giúp hạn hộp thư đến của bạn an toàn hơn, hạn chế tối đa thư rác, thư spam hay virus.
- Quản lý tài khoản: Mail Server cho phép bạn quản lý tất cả các tài khoản email của người dùng trong hệ thống, có thể tạo, xóa, sửa đổi thông tin tài khoản người dùng. Đồng thời, thiết lập được dung lượng lưu trữ tối đa cho mỗi tài khoản người dùng.
- Lập lịch gửi email: Bạn có thể lên lịch gửi mail cho người khác với tính năng lập lịch trong Mail Server, giúp bạn lên kế hoạch cho công việc của mình hiệu quả.
- Backup và Restore: Mail Server cung cấp tính năng Sao lưu và khôi phục dữ liệu để bảo vệ dữ liệu quan trọng. Bạn cũng có thể thiết lập sao lưu tự động dữ liệu để đảm bảo dữ liệu được an toàn.
- Khả năng tích hợp với các ứng dụng Email Client và các ứng dụng liên quan khác.
Có nên sử dụng Mail Server trong doanh nghiệp không?
Như bạn thấy hiện nay tình trạng thư rác, gửi mail rất nhiều và còn có nhiều mail chứa virus gây ảnh hưởng đến an toàn thông tin mạng cho người dùng. Bất kỳ cá nhân hay tổ chứ nào cũng sẽ không mong muốn điều này. Chính vì vậy, Mail Server là lựa chọn an toàn và bảo mật cho người dùng khi gửi nhận mail điện tử hiện nay.
Điển hình, Mail server mang đến những lợi ích thiết thực như:
- Chuyên nghiệp: Doanh nghiệp sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp của mình trong mắt khách hàng và đối tác khi sử dụng dịch vụ Mail Server. Bởi dịch vụ cung cấp địa chỉ email tên miền riêng dựa trên tên miền chính của doanh nghiệp. Nó cũng giúp tăng nhận diện thương hiệu doanh nghiệp một cách hiệu quả.
- Quản lý dễ dàng: Email Server cũng giúp doanh nghiệp quản lý hộp thư, danh bạ và lịch trình kế hoạch một cách hiệu quả, tập trung. Bạn có thể theo dõi và xử lý các thư đến – đi một cách hiệu quả, lên kế hoạch marketing đến khách hàng của mình.
- Nhanh chóng và bảo mật: Doanh nghiệp sử dụng Mail Server sẽ giúp tăng cường tính bảo mật an toàn dữ liệu nội bộ, bởi dịch vụ này cung cấp các tính năng bảo mật cao cấp như mã hóa dữ liệu đầu cuối, xác thực hai yếu tố, chống thư rác, phần mềm chống virus,…Các thành viên có thể trao đổi thông tin một cách an toàn và bảo mật.
- Quản lý tài khoản người dùng: Doanh nghiệp sẽ nhàn hơn trong việc quản lý các tài khoản, danh bạ người dùng, giúp bạn liên hệ nhanh chóng với người nhận mà không cần phải lưu hay ghi nhớ nhiều địa chỉ email. Mặt khác, quản trị viên có thể phân quyền truy cập người dùng, theo dõi hoạt động và phân chia dung lượng lưu trữ cho mỗi thành viên trong tổ chức. Để đảm bảo tính riêng tư và bảo mật thông tin.
- Truy cập nhanh chóng: Sử dụng Server Mail, các thành viên của doanh nghiệp có thể truy cập email từ bất kỳ đâu, thiết bị nào miễn là có Internet. Giúp cho việc giao tiếp trở nên nhanh chóng, thuận tiện hơn, mang lại hiệu suất cho công việc.
- Sao lưu và khôi phục: Doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm khi sử dụng Email Server đó là dữ liệu sẽ luôn được đảm bảo khi nó được sao lưu và lưu trữ an toàn, có thể khôi phục bất cứ lúc nào cần, hạn chế việc mất mát dữ liệu quan trọng.
- Dễ dàng tích hợp và mở rộng: Mail Server dễ tích hợp với các ứng dụng, hệ thống khác trong tổ chức, để phục vụ cho công việc hiệu quả hơn, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, mở rộng linh hoạt theo nhu cầu.
- Hạn chế thư rác: Với tính năng lọc thư rác mạnh mẽ của Mail Server, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian hơn khi không phải quan tâm đến những email không mong muốn, độc hại gửi đến hòm thư của bạn.
- Tối ưu ngân sách: Khi sử dụng Mail Server, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm đáng kể các chi phí liên quan đến việc quản lý, bảo trì khi so sánh với các dịch vụ email công cộng khác.
- Hỗ trợ 24/7: Khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ email Server từ đơn vị lưu trữ uy tín, bạn sẽ được hỗ trợ các vấn đề kỹ thuật nhanh chóng, giúp giải quyết các sự cố kỹ thuật kịp thời, tránh gây thiệt hại, ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp.
Các loại Mail Server hiện nay
Hiện nay, Email Server bao gồm 2 loại chính là Mail server Microsoft, Google và Mail Server riêng. Trong đó là:
Mail Server Microsoft, Google
Google và Microsoft cùng là loại Mail Server có hệ thống bảo mật chặt chẽ quy mô lớn giúp quản lý tốt các dữ liệu hiện có. Người dùng có thể sử dụng dễ dàng các tiện ích nhưng thường sẽ có mức giá khá cao.
Mail Server riêng
Mail Server riêng là hệ thống mail Server của ISP hoặc từ các tổ chức xử lý lượng thư tín lớn, yêu cầu linh hoạt. Mail Server riêng có nhiều tính năng đồng bộ tương tự như Outlook, hợp tác, kết nối cơ sở dữ liệu, WebMail, quản trị từ xa và quản trị website chuyên nghiệp hơn. Mặt khác, Mail Server còn cung cấp cho người dùng khả năng kiểm soát nhiều hoạt động ở mức quy mô lớn.
Làm thế nào để bảo mật email Server khỏi các cuộc tấn công?
Để bảo mật email server khỏi các cuộc tấn công, bạn có thể thực hiện các biện pháp sau:
- Sử dụng hoặc nâng cấp Firewall: Cấu hình tường lửa (firewall) để kiểm soát lưu lượng mạng và hạn chế truy cập không ủy quyền vào máy chủ email.
- Cập Nhật Phần Mềm: Đảm bảo rằng hệ điều hành, phần mềm máy chủ email và ứng dụng liên quan đều được cập nhật mới nhất để bảo mật khỏi các lỗ hổng.
- Mã Hóa: Sử dụng mã hóa SSL/TLS cho việc truyền tải email và mua chứng chỉ SSL cho máy chủ email.
- Kiểm soát mạng và phát hiện bất thường: Áp dụng chính sách mạng cẩn thận để kiểm soát quyền truy cập và phân quyền dành cho người dùng. Đồng thời áp dụng các phương pháp phát hiện xâm nhập (IDS/IPS) để theo dõi và phát hiện các hoạt động bất thường trong hệ thống.
- Bộ lọc Spam và Phishing: Sử dụng bộ lọc email để ngăn chặn spam và email gian lận trước khi chúng đến hộp thư đích.
- Backup Dữ Liệu: Thực hiện sao lưu định kỳ để đảm bảo rằng dữ liệu email có thể phục hồi sau sự cố.
- Quản lý Chứng Thực: Sử dụng chính sách quản lý chứng thực để đảm bảo rằng mật khẩu mạnh và chứng thực an toàn được sử dụng.
- Kiểm Tra Bảo Mật Định Kỳ: Thực hiện kiểm tra bảo mật định kỳ để xác định và khắc phục các lỗ hổng tiềm ẩn.
Thuê Email Server ở đâu tốt tại Việt Nam?
LANIT là đơn vị uy tín chuyên cung cấp các dịch vụ lưu trữ chuyên nghiệp như cho thuê máy chủ riêng, cho thuê hosting server, Vps giá rẻ, Mail Server,…Với dịch vụ MAIL Server, LANIT cung cấp quy trình chuyên nghiệp với cấu hình mạnh mẽ giúp khách hàng dễ dạng nhận gửi thư từ email một cách nhanh chóng, quản lý user trong hệ thống, bảo mật thông tin nội bộ và nhiều tính năng ưu việt khác.
Lựa chọn dịch vụ Email Server riêng tại LANIT, bạn sẽ nhận được những lợi ích như:
- Hệ thống email Server được tối ưu giúp gửi nhận – email nhanh chóng, an toàn.
- Support 24/7 và cung cấp tài liệu hướng dẫn đầy đủ.
- Tích hợp dễ dàng với các gói Email khác của LANIT
- Dễ dàng nâng cấp gói Email Server khi có nhu cầu
- Đảm bảo hiệu suất, tốc độ và bảo mật nhờ hệ thống uy tín và an toàn
- Backup dữ liệu định kỳ, đảm bảo khôi phục khi có sự cố không mong muốn
- Cung cấp IP sạch, đáng tin cậy giúp hệ thống email của khách hàng khỏi blacklist, ngăn chặn spam
- Giá cả luôn tốt nhất cho khách hàng.
Lựa chọn dịch vụ cho thuê mail Server tại LANIT giúp hoạt động kinh doanh, quản lý người dùng hiệu quả, an toàn và ổn định. Liên hệ ngay LANIT để được tư vấn và báo giá chi tiết khi có nhu cầu thuê Server Email hay các dịch vụ thuê server riêng. Chúc bạn thành công!
