Jira là gì?
Jira là ứng dụng quản lý dự án của Atlassian, giúp theo dõi và quản lý lỗi/vấn đề của người dùng trong các dự án của tổ chức. Với tính tùy biến cao, Jira đồng bộ và quản lý mọi dự án thông qua quy trình làm việc cụ thể, giúp người dùng kiểm soát tốt tiến độ và hiệu suất của dự án.
Các thành phần cơ bản của Jira
- Roles trong dự án xác định vai trò của các thành viên. Các thành viên trong Roles có thể tạo và quản lý phân công tài nguyên và nhóm dự án. Mỗi Roles có thể bao gồm nhiều người.
- Issue là thành phần trong Jira bao gồm Tasks, Bugs, Features và các loại khác liên quan đến công việc dự án.
- Project sử dụng chức năng Approve Worklog với quyền phê duyệt làm việc cho từng thành viên. Quyền này thuộc về Project Management, người có thể phê duyệt cho toàn bộ thành viên dự án.
- Component là thành phần liên quan đến sản phẩm của dự án. Người dùng nhập thông tin về sản phẩm từ kế hoạch doanh số. Nếu dự án làm theo mô hình Scrum, Component sẽ là Product của Sprint.
- Workflow là quản trị Jira, cho phép cấu hình quy trình làm việc, điều kiện, xác nhận và chức năng của dự án.
- Priority xác định mức độ ưu tiên của lỗi, có 4 mức độ và người dùng có thể chọn từ datalist.
- Status đại diện các vị trí của vấn đề trong Workflow.
Tính năng và ứng dụng của Jira
- JIRA giúp quản lý và theo dõi tiến độ dự án, quản lý lỗi, tính năng, và công việc.
- Cho phép tìm kiếm nhanh chóng với bộ lọc JQL, xây dựng quy trình làm việc linh hoạt, và cung cấp nhiều loại báo cáo thống kê và biểu đồ phù hợp với mọi loại dự án và người dùng.
- JIRA dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác như Email, Excel, RSS và có thể chạy trên đa dạng các nền tảng phần cứng, hệ điều hành, và cơ sở dữ liệu.
Jira có thể sử dụng cho các mục đích như:
- Quản lý dự án: Đảm nhận các yêu cầu quản lý dự án, bao gồm quản lý nhiệm vụ, dự tính quy trình làm việc, ghi nhật ký và tùy chỉnh, tạo báo cáo dự án, phân tích dự án, trao quyền cho người dùng, và thông báo qua email.
- Phát triển phần mềm: Theo dõi issue và backlog, lập kế hoạch ra mắt, tích hợp CD/CI và các công cụ dành cho nhà phát triển.
- Kiểm thử phần mềm: Từ theo dõi bug đến đặt nhiệm vụ, Jira giúp Tester xếp mức độ ưu tiên issue và giải quyết các vấn đề trong phần mềm.
- Quản lý sản phẩm: Không chỉ giới hạn ở quản lý dự án, Jira còn cho phép Product Owner thiết lập, hoàn thiện bản đồ lộ trình sản phẩm và chia sẻ thông tin với các bên liên quan.
Ưu và nhược điểm của Jira
Ưu điểm:
- Phân quyền chi tiết: Quản lý phân quyền chi tiết cả trong dự án và từng nhiệm vụ, bảo vệ thông tin độc quyền của team công nghệ.
- Tích hợp linh hoạt: Dễ dàng tích hợp với nhiều hệ thống khác nhau, hoạt động mượt mà.
- Tùy biến và mở rộng: Sử dụng module và công cụ bổ trợ để tùy biến, mở rộng và tích hợp Jira vào hệ thống hiện tại.
- Chuẩn HTML và đa nền tảng: Được thử nghiệm và phát triển theo chuẩn HTML, tương thích với hầu hết trình duyệt phổ biến hiện nay.
- Linh động trên mọi nền tảng: Hoạt động trên mọi nền tảng phần cứng, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu.
- Quản lý phiên bản và in ra linh hoạt: Mỗi màn hình trong Jira có phiên bản riêng, có thể in ra, giúp quản lý bản cứng linh hoạt.
- Tích hợp trực tiếp với mã nguồn: Tương thích với môi trường phát triển, trở thành công cụ lý tưởng cho nhà phát triển phần mềm.
Nhược điểm:
- Jira có chi phí sử dụng cao và bạn có thể dùng thử miễn phí trong 7 ngày. Đối với doanh nghiệp lớn, chi phí sử dụng Jira tăng theo quy mô. Ví dụ, bạn có thể trả $10/tháng cho 10 tài khoản, và $7/tháng cho mỗi tài khoản từ 11 – 100.
- Việc cài đặt Jira khá mất thời gian. Do đó, Jira thích hợp cho dự án lớn, nhưng không phải cho dự án vừa và nhỏ.
- Jira chỉ hỗ trợ tiếng Anh với thuật ngữ phức tạp, làm khó cho người sử dụng.
- Quy trình làm việc đòi hỏi người dùng phải am hiểu sâu và tìm hiểu kỹ lưỡng.
Làm quen thuật ngữ trong Jira
Jira sử dụng tiếng Anh và chứa nhiều thuật ngữ công nghệ. Ngoài các thuật ngữ như “user story” (nhu cầu của người dùng), “bug” (lỗi phần mềm), “task” (tác vụ), hãy làm quen với danh sách thuật ngữ khác dưới đây khi bạn mới bắt đầu sử dụng.
- Sprint: Chu kỳ ngắn hạn (thường là 2-4 tuần) trong đó đội phát triển hoàn thành các công việc từ lập kế hoạch, phân tích yêu cầu, thiết kế đến triển khai để tạo ra các phần nhỏ của sản phẩm.
- Backlog: Danh sách bao gồm user stories, bugs và tính năng cho một sản phẩm hoặc sprint.
- Scrum: Phương pháp Agile xây dựng sản phẩm thông qua các lần lặp lại trong một sprint.
- Scrum of Scrums: Kỹ thuật mở rộng quy mô Scrum cho dự án đa đội hoặc quản lý chương trình.
- Board: Công cụ hiển thị hoạt động công việc trong một quy trình làm việc cụ thể, có thể thay đổi dựa trên phương pháp Agile sử dụng (ví dụ, bảng Scrum hoặc bảng Kanban).
- Burndown Chart: Biểu đồ hiển thị ước tính và tiến trình thực tế của công việc cần hoàn thành trong một sprint.
- Daily stand-up: Cuộc họp ngắn 15 phút trước giờ làm việc, giúp các thành viên tổng hợp công việc từ ngày trước.
- Epic: Biểu trưng cho một user story lớn, cần được chia thành các story nhỏ và có thể mất nhiều sprint để hoàn thành.
- Issue: Đơn vị công việc (task, bug, story, epic) trong Jira, di chuyển từ khởi tạo đến hoàn thành.
- Swimlane: Phân loại công việc để xác định công việc nào cần được thực hiện trước.
- Velocity: Đo lường khối lượng công việc của 1 đội có thể xử lý trong khoảng thời gian nhất định.
- Cumulative Flow Diagram (CFD): Biểu đồ thể hiện trạng thái khác nhau của các công việc theo thời gian, mỗi vùng màu tương đương với một trạng thái luồng công việc.
- Iteration: Dự án thực hiện trong các đợt lặp lại.
- Wallboard: Bảng lớn hiển thị thông tin quan trọng về hoạt động của đội phát triển.
Thao tác trên Jira
Dưới đây là tổng hợp các thao tác để bạn hiểu cách thức sử dụng Jira là gì:
Tạo Issue mới
- Bước 1: Nhấn Create phía top bar
- Bước 2: Điền các thông tin yêu cầu như tóm tắt nội dung, tên dự án, file đính kèm, độ ưu tiên,…
- Bước 3: Thiết lập issue theo nhu cầu
- Bước 4: Nhấn Configure Fields rồi chọn Custom
- Bước 5: Chọn All để hiển thị mọi trường thông tích hoặc ẩn trường nào bạn muốn
Tương tác cùng issue
Bạn có thể quản lý hoặc sắp xếp các tệp đính kèm
Nếu muốn sao chép issue
- Bước 1: Mở issue
- Bước 2: Ấn More -> Clone
Nếu muốn chuyển subtask sang issue và ngược lại
- Bước 1: Ấn sub-task/ issue thành issue/ sub-task
- Bước 2: Ấn More-> Convert to issue/ Convert to Sub-Task
Tìm kiếm issue
- Cách 1: Nhập key vào Quick Search rồi Enter
- Cách 2: Trên header bar vào menu Issues rồi Search for issue
- Cách 3: Trên header bar vào menu Issues nhấn Search for issue -> Advanced
Các thao tác trên tìm kiếm:
- Detail View/ Listview: để tùy chỉnh giao diện
- Nhấn tên cột: thay đổi thứ tự sắp xếp từng cột
- Nhấn Columns: Ẩn/hiện cột
- Kéo thả: để di chuyển cột
- Nhấn từ khóa hoặc tên của issue: Để xem chi tiết
Thiết lập bộ lọc tìm kiếm
Phân loại bộ lọc:
- Bộ lọc hệ thống (System Filter): Bao gồm các bộ lọc có sẵn của hệ thống như tất cả issues, các mục đã xem gần đây, báo cáo cá nhân, các issue đã mở.
- Bộ lọc yêu thích (Favorite Filter): Bao gồm các bộ lọc được người dùng tạo ra và được sắp xếp theo thứ tự trong bảng chữ cái.
Thao tác với bộ lọc:
Sau khi tạo bộ lọc, người dùng có thể thực hiện nhiều thao tác khác trên Jira, bao gồm tìm kiếm, cập nhật, xóa, tạo bộ lọc ẩn danh, thêm vào mục ưa thích, chia sẻ hoặc theo dõi bộ lọc.
Cung cấp mẫu báo cáo
Phần mềm Jira nổi bật với tính năng cung cấp hơn chục loại báo cáo, giúp quản lý dự án có cái nhìn toàn cảnh và chi tiết một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Các mẫu báo cáo quan trọng bao gồm:
- Thống kê lượng issue theo thời gian.
- Hiển thị lượng issue được tạo và giải quyết trong khoảng thời gian cụ thể.
- Báo cáo thống kê dưới dạng biểu đồ hình tròn dựa trên tiêu chí do người dùng chọn.
- Báo cáo lượng issue được tạo trong một khoảng thời gian do người dùng chọn.
Chi phí sử dụng Jira
Hiện có 3 phương án như sau:
- Nhóm nhỏ: 10 USD/người/tháng. Tối đa 10 người
- Nhóm phát triển: 75 USD/người/tháng. Tối đa 15 người.
- Nhóm trên 15 người: gói 2000 người của Jira và cần trao đổi liên hệ để được tư vấn
Kết luận
Jira quả thực là phần mềm quản lý dự án hiệu quả và ngày càng trở nên phổ biến. LANIT hy vọng thông qua bài viết bạn đã có cái nhìn cụ thể về Jira là gì? cũng như có lựa chọn sử dụng sao phù hợp nhất. Đừng quên theo dõi để cập nhật các thông tin thú vị từ LANIT nhé!
