Electronic Data Interchange là gì?
Electronic Data Interchange viết tắt là EDI – đây là một phương thức trao đổi điện tử tự động hóa giữa các doanh nghiệp và tổ chức. Nó được thực hiện trong một Format điện tử tiêu chuẩn giữa 2 hoặc nhiều đối tác đang trao đổi dữ liệu với nhau.
Cấu trúc của Electronic Data Interchange
EDI gồm 3 phần chính là Computer-to-computer, Business Documents và Standard EDI Format. Cụ thể như sau:
Computer-to-computer
Computer-to-computer trong EDI là sự thay thế cho cách giao tiếp truyền thông như Fax, Email,… Với Computer-to-computer, các tài liệu trong EDI có thể được chuyển từ máy tính người gửi thẳng đến ứng dụng đích trong máy tính người nhận.
Business Documents
Business Documents được hiểu là những loại tài liệu được doanh nghiệp sử dụng trong EDI. Chúng bao gồm hóa đơn điện tử, đơn đặt hàng và thông báo vận chuyển,… Ngoài ra, EDI còn hỗ trợ truyền tải cả vận đơn, tài liệu khách, tài liệu kho chứa và trạng thái vận chuyển,…
Standard EDI Format
Standard EDI Format là định dạng tiêu chuẩn được sử dụng để giúp máy tính có thể đọc và hiểu được quá trình truyền tải các Business Documents. Nếu thiếu Standard EDI Format thì việc xung đột giữa các máy tính ở các vùng khác nhau rất dễ xảy ra.
Một vài Standard EDI Format được sử dụng phổ biến hiện nay có thể kể đến là ANSI, TRADACOMS, ebXML và EDIFACT. Ngoài ra, một số doanh nghiệp khác còn sử dụng EDI Translator để phiên dịch các Format EDI cho mình.
Cách thức hoạt động của EDI
Hiện nay, Electronic Data Interchange hoạt động theo các bước: Document Preparation, EDI Document Translation, Connect & Transmit EDI Documents và Automation. Chi tiết như sau:
Document Preparation
Tại bước đầu tiên này, các dữ liệu nạp vào hệ thống sẽ được xử lý theo những cách sau đây:
- Xuất dữ liệu Computer-based dưới dạng Spreadsheet hoặc cơ sở dữ liệu.
- Tái định dạng các báo cáo điện tử thành các tập dữ liệu.
- Cải thiện ứng dụng để tạo nên tập tin Output sẵn sàng cho EDI Standard Translation vận hành.
- Chuyển các dữ liệu thành tập tin truyền dẫn bằng các phần mềm EDI.
EDI Document Translation
Bước tiếp theo chính là EDI Document Translation. Tại đây, các tài liệu sẽ được đưa vào phần mềm EDI Translation để chuyển đổi thành Standard EDI Format.
Định dạng tiêu chuẩn của EDI sẽ sử dụng đúng Segment và yếu tố dữ liệu của người dùng. Ngoài ra, User cũng có thể sử dụng cách khác là gửi dữ liệu cho phía nhà cung cấp dịch vụ EDI để quản lý phần phiên dịch cho họ.
Connect và Transmit EDI Documents
Sau khi đã được phiên dịch, tài liệu sẽ được chuyển đổi và kết nối đến các đối tác thông qua EDI. Dưới đây là một số cách thức kết nối và chuyển giao phổ biến nhất:
- Point-to-point hoặc kết nối trực tiếp: Nghĩa là 2 máy tính hoặc hệ thống sẽ kết nối trực tiếp với nhau trên Internet thông qua một giao thức bảo mật.
- Value-added Network hay VAN: Tức là một mạng lưới của bên thứ 3 sẽ tham gia vào việc chuyển giao dữ liệu theo mô hình Mail Boxing hiện đại.
Automation
Automation sẽ giúp hợp lý hoá rất nhiều tác vụ trong EDI. Đồng thời còn giúp ích rất nhiều cho quá trình vận hành của Data Integration cũng như hệ thống mạng.
Theo đó, quá trình Automation sẽ giúp người dùng cải thiện hiệu quả độ chính xác của quá trình vận hành Electronic Data Interchange. Đồng thời giúp User đảm bảo tuân thủ các giao thức chuyển giao dữ liệu để giảm thiểu thời gian và lượng tài nguyên cần thiết để thực hiện.
Đánh giá ưu và nhược điểm của Electronic Data Interchange
Electronic Data Interchange (EDI) là phương thức truyền thông tự động giữa các đối tác thương mại để trao đổi thông tin kinh doanh hoặc giao dịch. Dưới đây là một số ưu và nhược điểm của Electronic Data Interchange:
Ưu điểm:
- Bằng cách tự động hoá các quá trình, EDI giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian vận hành hệ thống.
- EDI giúp doanh nghiệp chia sẻ và xử lý các tài liệu, dữ liệu với độ chính xác cao. Điều này giúp doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc cho mạng lưới của mình.
- Thông qua định dạng chuẩn của EDI, các tài liệu sẽ được thống nhất để giảm thiểu rủi ro về lỗi tiềm ẩn xảy ra trong quá trình truyền dẫn thông tin cho người dùng.
- Việc tích hợp Electronic Data Interchange sẽ giúp các tài liệu điện tử được tích hợp vào trong hệ thống IT. Chúng sẽ hỗ trợ đắc lực cho quá trình thu thập dữ liệu, cải thiện độ hiển thị và khả năng phân tích Data của người dùng.
- Automation trong Electronic Data Interchange sẽ giúp các giao dịch được thực hiện hiệu quả hơn theo cách ngay tức thì. Nhờ vậy mà trải nghiệm người dùng sẽ được cải thiện đáng kể.
Nhược điểm:
- Việc triển khai hệ thống EDI cần đầu tư vào công nghệ và phần mềm phức tạp, có thể tạo ra áp lực tài chính ban đầu lớn cho các tổ chức.
- Cấu hình và triển khai hệ thống EDI đòi hỏi kiến thức chuyên môn cao và có thể phức tạp đối với những tổ chức không quen thuộc với công nghệ.
- Nếu hệ thống tin học gặp sự cố, có thể làm trì hoãn hoặc gián đoạn quá trình truyền thông thông tin bằng EDI.
Kết luận
Vậy là các bạn đã cùng LANIT tìm hiểu tường tận Electronic Data Interchange là gì và cách triển khai nó chi tiết nhất. Hiện EDI được xem như là một trong những thành phần quan trọng trong quá trình chuyển giao dữ liệu trong doanh nghiệp. Qua bạn viết này, LANIT hy vọng bạn đã có thể hiểu rõ EDI để xem xét có nên sử dụng nó hay không. Chúc bạn thành công!
