Electronic Data Interchange là gì?
Electronic Data Interchange là gì? Electronic Data Interchange viết tắt là EDI – đây là một phương thức trao đổi điện tử tự động hóa giữa các doanh nghiệp và tổ chức. Nó được thực hiện trong một Format điện tử tiêu chuẩn giữa 2 hoặc nhiều đối tác đang trao đổi dữ liệu với nhau.
Cấu trúc của Electronic Data Interchange
EDI gồm 3 phần chính là Computer-to-computer, Business Documents và Standard EDI Format. Cụ thể như sau:
Computer-to-computer
Computer-to-computer trong EDI là sự thay thế cho cách giao tiếp truyền thông như Fax, Email,… Với Computer-to-computer, các tài liệu trong EDI có thể được chuyển từ máy tính người gửi thẳng đến ứng dụng đích trong máy tính người nhận.
Business Documents
Business Documents được hiểu là những loại tài liệu được doanh nghiệp sử dụng trong EDI. Chúng bao gồm hóa đơn điện tử, đơn đặt hàng và thông báo vận chuyển,… Ngoài ra, EDI còn hỗ trợ truyền tải cả vận đơn, tài liệu khách, tài liệu kho chứa và trạng thái vận chuyển,…
Standard EDI Format
Standard EDI Format là định dạng tiêu chuẩn được sử dụng để giúp máy tính có thể đọc và hiểu được quá trình truyền tải các Business Documents. Nếu thiếu Standard EDI Format thì việc xung đột giữa các máy tính ở các vùng khác nhau rất dễ xảy ra.
Một vài Standard EDI Format được sử dụng phổ biến hiện nay có thể kể đến là ANSI, TRADACOMS, ebXML và EDIFACT. Ngoài ra, một số doanh nghiệp khác còn sử dụng EDI Translator để phiên dịch các Format EDI cho mình.
Cách thức hoạt động của EDI?
Hiện nay, Electronic Data Interchange hoạt động theo các bước: Document Preparation, EDI Document Translation, Connect & Transmit EDI Documents và Automation. Chi tiết như sau:
Document Preparation
Tại bước đầu tiên này, các dữ liệu nạp vào hệ thống sẽ được xử lý theo những cách sau đây:
- Xuất dữ liệu Computer-based dưới dạng Spreadsheet hoặc cơ sở dữ liệu.
- Tái định dạng các báo cáo điện tử thành các tập dữ liệu.
- Cải thiện ứng dụng để tạo nên tập tin Output sẵn sàng cho EDI Standard Translation vận hành.
- Chuyển các dữ liệu thành tập tin truyền dẫn bằng các phần mềm EDI.
EDI Document Translation
Bước tiếp theo chính là EDI Document Translation. Tại đây, các tài liệu sẽ được đưa vào phần mềm EDI Translation để chuyển đổi thành Standard EDI Format.
Định dạng tiêu chuẩn của EDI sẽ sử dụng đúng Segment và yếu tố dữ liệu của người dùng. Ngoài ra, User cũng có thể sử dụng cách khác là gửi dữ liệu cho phía nhà cung cấp dịch vụ EDI để quản lý phần phiên dịch cho họ.
Connect và Transmit EDI Documents
Sau khi đã được phiên dịch, tài liệu sẽ được chuyển đổi và kết nối đến các đối tác thông qua EDI. Dưới đây là một số cách thức kết nối và chuyển giao phổ biến nhất:
- Point-to-point hoặc kết nối trực tiếp: Nghĩa là 2 máy tính hoặc hệ thống sẽ kết nối trực tiếp với nhau trên Internet thông qua một giao thức bảo mật.
- Value-added Network hay VAN: Tức là một mạng lưới của bên thứ 3 sẽ tham gia vào việc chuyển giao dữ liệu theo mô hình Mail Boxing hiện đại.
Automation
Automation sẽ giúp hợp lý hoá rất nhiều tác vụ trong EDI. Đồng thời còn giúp ích rất nhiều cho quá trình vận hành của Data Integration cũng như hệ thống mạng.
Theo đó, quá trình Automation sẽ giúp người dùng cải thiện hiệu quả độ chính xác của quá trình vận hành Electronic Data Interchange. Đồng thời giúp User đảm bảo tuân thủ các giao thức chuyển giao dữ liệu để giảm thiểu thời gian và lượng tài nguyên cần thiết để thực hiện.
Lợi ích nổi bật của Electronic Data Interchange
Hiện nay, EDI đã trở thành một phần thiết yếu trong quá trình B2B với nhiều ưu điểm nổi bật:
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Bằng cách tự động hoá các quá trình, EDI giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian vận hành hệ thống.
- Cải thiện năng suất và hiệu quả công việc: EDI giúp doanh nghiệp chia sẻ và xử lý các tài liệu, dữ liệu với độ chính xác cao. Điều này giúp doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc cho mạng lưới của mình.
- Giảm thiểu các lỗi trong quá trình chuyển dữ liệu: Thông qua định dạng chuẩn của EDI, các tài liệu sẽ được thống nhất để giảm thiểu rủi ro về lỗi tiềm ẩn xảy ra trong quá trình truyền dẫn thông tin cho người dùng.
- Tăng khả năng theo dõi và báo cáo: Việc tích hợp Electronic Data Interchange sẽ giúp các tài liệu điện tử được tích hợp vào trong hệ thống IT. Chúng sẽ hỗ trợ đắc lực cho quá trình thu thập dữ liệu, cải thiện độ hiển thị và khả năng phân tích Data của người dùng.
- Tăng trải nghiệm khách hàng: Automation trong Electronic Data Interchange sẽ giúp các giao dịch được thực hiện hiệu quả hơn theo cách ngay tức thì. Nhờ vậy mà trải nghiệm người dùng sẽ được cải thiện đáng kể.
Câu hỏi thường gặp về Electronic Data Interchange
Sử dụng EDI có rủi ro không?
Việc sử dụng EDI có mang lại rủi ro hay không sẽ tuỳ vào cách sử dụng của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên về cơ bản, EDI sẽ không gây ra bất cứ rủi ro nào nếu bạn sử dụng nó theo đúng hướng dẫn của nhà phát triển.
Đối tượng nào nên sử dụng Electronic Data Interchange?
Các đối tượng nên sử dụng Electronic Data Interchange là những doanh nghiệp và tổ chức có quy mô lớn. Bởi họ thường xuyên phải chuyển giao vô số tài liệu điện tử cho hàng ngàn đối tác và khách hàng của mình.
Hạn chế của EDI là gì?
EDI vẫn tồn tại những yếu điểm nhất định song song với các ưu điểm mà nó sở hữu. Chẳng hạn như:
- Tốn thời gian cài đặt: Việc thiết lập và triển khai EDI sẽ vô cùng mất thời gian bởi quá trình này phải trải qua rất nhiều công đoạn.
- Tốn chi phí: Việc thiết lập các EDI sẽ khá tốn kém nên gây ít nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp có kinh phí thấp.
- Dễ phát sinh lỗi: Do quá trình cài đặt nền tảng này cần Format chuẩn EDI, thế nên nếu có một Format nào đó không chính xác nó sẽ gây ra vài lỗi phát sinh vô cùng khó chịu.
Kết luận
Vậy là các bạn đã cùng LANIT tìm hiểu tường tận Electronic Data Interchange là gì và cách triển khai nó chi tiết nhất. Hiện EDI được xem như là một trong những thành phần quan trọng trong quá trình chuyển giao dữ liệu trong doanh nghiệp. Qua bạn viết này, LANIT hy vọng bạn đã có thể hiểu rõ EDI để xem xét có nên sử dụng nó hay không. Chúc bạn thành công!
