Bottleneck Là Gì? Phương Pháp Xác Định Hiệu Quả

Bottleneck là gì?

Bottleneck (cổ chai) là một thuật ngữ được sử dụng để chỉ một điểm tắc nghẽn hoặc hạn chế trong một quy trình, hệ thống, hoặc dây chuyền sản xuất. Đây là nơi có năng suất thấp hơn hoặc hoạt động chậm hơn so với các phần khác, gây ảnh hưởng đến hiệu suất chung của toàn bộ hệ thống.

Hình ảnh “cổ chai” minh họa trên đây, bạn có thể thấy một lượng lớn chất lỏng có thể bị chậm lại bởi phần cổ hẹp, tương tự như cách một quy trình hoặc hệ thống có thể bị trì hoãn bởi điểm yếu hoặc phần chậm nhất của nó.

Ví dụ bottleneck trong các lĩnh vực

Dưới đây là một số ví dụ về bottleneck trong một số lĩnh vực để bạn nhận biết, bạn có đang gặp phải bottleneck hay không nhé!

#1. Thiết bị lỗi thời hoặc không đủ năng lực

• Trong sản xuất: Máy móc, thiết bị cũ kỹ, lỗi thời, không được bảo trì hoặc nâng cấp thường xuyên sẽ làm giảm năng suất.
• Trong công nghệ: Sử dụng phần cứng không đủ mạnh hoặc không được tối ưu hóa cho các tác vụ cụ thể sẽ làm chậm hệ thống, gây ra bottleneck.

#2. Mất cân bằng hiệu suất giữa các thành phần

• Trong công nghệ thông tin: Một số phần cứng hoạt động nhanh hơn so với các thành phần khác. Ví dụ, CPU mạnh nhưng GPU hoặc RAM yếu dẫn đến hệ thống bị chậm lại do GPU hoặc RAM không thể xử lý dữ liệu với cùng tốc độ.
• Trong sản xuất: Các công đoạn trong dây chuyền không đồng bộ. Một công đoạn hoạt động chậm hơn so với các công đoạn khác (ví dụ: đóng gói chậm hơn sản xuất) sẽ làm tắc nghẽn toàn bộ quy trình.

#3. Quy trình không tối ưu

• Trong kinh doanh và sản xuất: Quy trình làm việc quá phức tạp, có nhiều bước thừa hoặc không được tự động hóa gây ra sự chậm trễ trong xử lý, ảnh hưởng đến hiệu suất tổng thể.
• Trong công nghệ: Phần mềm không được thiết kế tối ưu, có quá nhiều tiến trình nền (background processes) hoặc xung đột giữa các phần mềm sẽ làm hệ thống chạy chậm hơn, gây bottleneck.

#4. Thiếu nhân lực hoặc phân bổ nguồn lực không hợp lý

• Trong doanh nghiệp: Không đủ nhân viên cho các bộ phận quan trọng như xử lý đơn hàng, dịch vụ khách hàng, hoặc marketing sẽ làm chậm tiến độ công việc, khiến toàn bộ hệ thống trở nên quá tải.
• Trong sản xuất: Không có nhân viên vận hành đủ năng lực hoặc thiếu nhân lực ở các khâu quan trọng có thể làm tắc nghẽn quá trình sản xuất.

#5. Nhu cầu và áp lực thị trường

• Biến động thị trường: Nhu cầu tăng đột biến mà doanh nghiệp không có đủ nguồn lực để đáp ứng sẽ gây ra sự chậm trễ trong cung ứng sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Thiếu khả năng dự đoán: Không dự đoán trước được nhu cầu hoặc không chuẩn bị đủ nguồn lực để đáp ứng, khiến hệ thống bị quá tải.

#6. Hạn chế về công nghệ

• Phần mềm chưa tối ưu: Các ứng dụng hoặc hệ thống phần mềm chưa được tối ưu hóa, đòi hỏi tài nguyên hệ thống quá mức, khiến hệ thống quá tải và tạo ra bottleneck.
• Cấu hình không phù hợp: Thiết lập cấu hình hệ thống không hợp lý (ví dụ: phân bổ không đủ tài nguyên cho các tiến trình quan trọng) cũng gây ra tắc nghẽn trong hoạt động.

Tại sao nên xác định bottleneck trong quy trình?

Xác định bottleneck (nút cổ chai) trong quy trình rất quan trọng vì nó giúp bạn nhận ra chỗ nào đang làm chậm hoặc ngăn cản tiến độ công việc. Việc phát hiện và khắc phục những điểm này mang lại nhiều lợi ích như sau:

• Xử lý bottleneck giúp quy trình làm việc trở nên trôi chảy và tăng năng suất.
• Hiểu rõ hơn về quy trình làm việc bằng cách hình dung từng bước
• Loại bỏ sự chậm trễ, giảm lãng phí thời gian và tiền bạc.
• Có khả năng nhận diện các bottleneck tiềm ẩn, tạo điều kiện mở rộng sản xuất hoặc kinh doanh dễ dàng hơn.
• Tăng thời gian sản xuất
• Xây dựng mối quan hệ tốt hơn với các bên liên quan và mang lại sự hài lòng cho người dùng cuối
• Giảm mức độ căng thẳng tạo ra môi trường làm việc dễ chịu hơn, nhân viên ít bị quá tải.
• Giảm thiểu các chi phí phát sinh không cần thiết

4 Phương pháp giúp bạn xác định bottleneck nhanh chóng

Có một số phương pháp giúp xác định bottleneck trong quá trình phân tích. Dưới đây là một số phương pháp thường được sử dụng:

#1. Vẽ sơ đồ dòng giá trị (Value Stream Mapping)

• Kỹ thuật này giống như việc vẽ một bản đồ cho toàn bộ quy trình làm việc của bạn. Bạn sẽ vẽ ra từng bước của quy trình và các hoạt động trong đó.
• Khi có bản đồ này, bạn có thể nhìn thấy rõ ràng các bước nào mất nhiều thời gian hoặc có vấn đề, giúp tìm ra chỗ bị nghẽn (bottleneck) để cải thiện.

#2. Phương pháp 5 Whys

Đây là cách tìm nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề bằng cách liên tục hỏi “Tại sao?”. Việc sử dụng 5W sẽ giúp bạn hiểu sâu để biết được các giải quyết bottleneck nhanh chóng

Ví dụ: Sản phẩm bị chậm trễ? Tại sao? → Vì máy in bị hỏng. Tại sao? → Vì không bảo trì định kỳ. Tại sao? → Vì chưa có kế hoạch bảo trì. Bạn cứ tiếp tục như vậy đến khi tìm ra nguyên nhân thật sự

#3. Sơ đồ xương cá (Fishbone Diagram)

Hình dung như một con cá, trong đó “đầu cá” là vấn đề đang gặp phải, còn “xương sống” là các nguyên nhân gây ra vấn đề đó. Bạn liệt kê tất cả những yếu tố có thể gây ra vấn đề rồi vẽ thành một sơ đồ giống hình xương cá. Phương pháp này giúp bạn nhìn thấy rõ tất cả các nguyên nhân tiềm ẩn để tìm ra chỗ bị nghẽn (bottleneck).

#4. Flowcharts

Đây là sơ đồ mô tả từng bước trong quy trình hoặc công việc của bạn, dùng các hình vẽ như hộp, mũi tên để chỉ dẫn. Flowcharts giúp bạn dễ dàng nhìn thấy những bước nào trong quy trình đang mất nhiều thời gian hoặc gây ra sự chậm trễ, để từ đó đưa ra hướng khắc phục nhanh chóng.

Làm thế nào để giải quyết bottleneck một cách hiệu quả?

Phần trên, mình có nói đến cách xác định bottleneck, vậy làm thế để xử lý chúng? Dưới đây là một số cách đơn giản và hiệu quả để xử lý bottleneck:

Đừng để công việc bị đình trệ ở bottleneck

Hãy tưởng tượng bottleneck giống như chỗ kẹt xe. Nếu có quá nhiều việc ùn ứ ở đó, công việc phía sau sẽ không thể tiến lên được. Vì vậy, mỗi bộ phận phụ trách mảng nào cũng đều nên hoàn thành công việc một cách nhanh chóng nhất.

Thêm nguồn nhân lực

Nếu bạn thấy bottleneck quá tải, hãy thêm người để giúp công việc xử lý nhanh hơn. Ví dụ, nếu chỉ có một người kiểm tra chất lượng và họ làm không kịp, hãy thuê thêm một người nữa để chia việc. Tuy nhiên, lưu ý rằng khi bạn thêm người vào một bước, có thể sẽ tạo ra bottleneck mới ở bước khác. Vậy nên, bạn hãy cố gắng tối ưu công việc ở cách này.

Chuẩn bị tốt từ khâu đầu tiên

Hãy đảm bảo công việc đến bottleneck ở trạng thái “hoàn hảo”. Ví dụ: Trong quy trình sản xuất, nếu bước kiểm tra chất lượng là bottleneck, việc chuẩn bị sản phẩm tốt ngay từ đầu sẽ giúp quá trình kiểm tra diễn ra nhanh hơn do ít lỗi cần sửa.

Giới hạn số lượng công việc ở bottleneck

Nếu bottleneck đang xử lý quá nhiều việc cùng lúc, hãy giảm số lượng việc mà nó phải làm. Ví dụ, nếu một nhân viên đang kiểm tra chất lượng sản phẩm và phải kiểm tra cùng lúc quá nhiều sản phẩm, vậy nên bạn cần giảm số lượng sản phẩm và chia đầu công việc cho các thành viên khác.

Chia công việc thành nhóm nhỏ

Thay vì xử lý công việc một cách ngẫu nhiên, hãy gom những việc tương tự lại và làm theo nhóm nhỏ. Ví dụ, nếu bạn đang kiểm tra sản phẩm, hãy chia thành nhóm 5 sản phẩm một lần để xử lý. Cách làm này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức hơn là kiểm tra từng cái một.

FAQS (Câu Hỏi Thường Gặp)

Làm thế nào để xác định bottleneck khi không thể thấy rõ sự chậm trễ?

Trả lời: Nếu như bạn muốn xác định bottleneck nhưng lại không thấy rõ sự chậm trễ thì có thể làm theo các bước sau:

• Bước 1: Rà soát lại tất cả các bước hay đầu công việc bạn đang làm. Sử dụng bảng công việc, đặt từng công việc lên dưới dạng thẻ để dễ nhận ra chỗ nào bị ùn tắc. Nơi nào có nhiều công việc dồn lại, đó là dấu hiệu của bottleneck.
• Bước 2: Hãy phân chia công việc theo đang chờ (hàng đợi) và nơi công việc được xử lý( hoạt động). Quan sát xem hàng đợi có kéo dài hơn thời gian xử lý hay không. Nếu có, đó chính là bottleneck.
• Bước 3: Đo thời gian ở mỗi bước trong quy trình, lập biểu đồ để tìm bước nào công việc bị kẹt lâu nhất. Nếu bước đó là nơi phải chờ đợi, thì đó là bottleneck cần xử lý.

Bottleneck xảy ra trong mọi quy trình hay chỉ một số quy trình cụ thể?

Trả lời: Bottleneck có thể xảy ra trong mọi loại quy trình, không chỉ giới hạn ở một số quy trình cụ thể. Bất kỳ nơi nào có luồng công việc, từ sản xuất, dịch vụ, đến quản lý dự án hoặc quy trình nội bộ, đều có thể gặp phải bottleneck.

Có cách nào ngăn ngừa bottleneck trong tương lai không?

Trả lời: Có, bạn có thể ngăn ngừa bottleneck bằng một số cách như sau:

• Thường xuyên đo lường hiệu suất và xác định sớm các dấu hiệu của bottleneck để xử lý kịp thời.
• Áp dụng công nghệ và công cụ tự động hóa để giảm công việc thủ công và tăng hiệu quả xử lý.
• Đào tạo nhân viên để họ có thể linh hoạt thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau, giúp phân bổ nhân lực linh hoạt khi cần.
• Dự đoán các nhu cầu trong tương lai để chuẩn bị đủ nguồn lực, tránh quá tải bất ngờ ở một bước nào đó.

Lời kết

Trên đây là toàn bộ những chia sẻ của LANIT về khái niệm bottleneck là gì. Việc hiểu và xác định được bottleneck là bước quan trọng để giúp bạn có thể tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí, và nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Nếu có bất kỳ những thắc mắc nào đừng ngần ngại để lại comment hoặc liên hệ hotline để LANIT sẽ giải đáp thắc mắc một cách nhanh chóng nhất nhé!