Cloud collaboration là gì?
Cloud collaboration là phương thức cộng tác để nhiều người có thể cùng nhau truy cập, xem, chỉnh sửa và làm việc cùng nhau trên một tài liệu, dự án được lưu trữ trên đám mây theo thời gian thực. Mọi thay đổi của tệp tài liệu đều được lưu và đồng bộ hóa trên đám mây để người dùng khác có quyền truy cập vào cùng một phiên bản tài liệu được cập nhật.
Phương thức công tác này hữu ích trong bối cảnh công nghệ đám mây phát triển và nhu cầu làm việc từ xa, tại nhiều địa điểm ngày càng lớn tại các doanh nghiệp. Sự cộng tác này giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn, nâng cao hiệu suất và hợp tác chặt chẽ với nhau.
Lợi ích của việc triển khai Cloud collaboration
Cải thiện sự cộng tác của nhóm
Khi các tệp được lưu trữ tại một vị trí tập trung trực tuyến, mọi người có thể dễ dàng tìm kiếm, truy cập các tệp tin được chia sẻ đó. Họ không cần phải liên tục gửi mail cho các thành viên trong nhóm để cập nhật phiên bản tệp. Khi các thành viên trong nhóm có quyền truy cập vào đúng phiên bản của tệp, giúp cuộc thảo luận diễn ra suôn sẻ, ai cũng hiểu rõ được vấn đề và cải thiện đáng kể khả năng công tác của nhóm. Điều này cũng giúp gắn kết chặt chẽ hơn giữa các thành viên nhóm khi ai trong nhóm cũng có thể đóng góp ý kiến của mình cho dự án chung.
Khả năng truy cập nhanh vào các tập tin lớn
Các nền tảng cộng tác đám mây hiện nay không chỉ đầu tư vào bảo mật mà nó còn mạnh về tốc độ truy cập. Lưu trữ và cộng tác trên đám mây cho phép các thành viên trong nhóm chia sẻ các tệp tin lớn mà không bị chậm trễ hay gặp khó khăn nào trong việc phân phối, nó có tốc độ cực nhanh, cho phép các thành viên truy cập ngay lập tức. Điều này mang lại hiệu quả và giảm sự khó chịu khi phải chờ đợi cập nhật phiên bản mới.
Hỗ trợ cho nhân viên làm việc từ xa
Các ứng dụng công tác đám mây cho phép các nhóm làm việc từ xa hiệu quả, có thể cộng tác và làm việc với nhau theo thời gian thực mà không cần quan tâm đến vị trí địa lý của nhau. Cloud collaboration giúp các nhóm làm việc từ xa công tác và làm việc hiệu quả với nhau.
Mặt khác, sự hợp tác trên đám mây hỗ trợ và tạo điều kiện thuận lợi cho các chính sách mang theo thiết bị cá nhân (BYOD) bằng cách cho phép nhân viên đăng nhập từ thiết bị cá nhân để truy cập vào các tệp và dữ liệu công việc mà không cần phải kết nối vật lý với mạng riêng hoặc VPN.
Truy cập tệp bất cứ lúc nào khi có Internet
Các thành viên trong nhóm công tác trên đám mây có thể truy cập vào các tệp bất cứ lúc nào qua trình duyệt web hoặc thiết bị di động, miễn là có kết nối Internet. Nó cũng hỗ trợ ngoại tuyến, cho phép bạn sửa đổi, chỉnh sửa và xem các tệp được lưu trên đám mây khi các thay đổi chỉ được tải lên và có thể truy cập được với người khác trong nhóm khi kết nối lại với Internet.
Cải thiện kiểm soát truy cập
Cloud collaboration đồng bộ các thay đổi được thực hiện với tệp theo thời gian thực và đảm bảo người dùng chỉ có quyền truy cập vào phiên bản mới nhất. Nó cũng có thể xem được các phiên bản trước đo và theo dõi các thay đổi, thấy được ai đã thay đổi với tài liệu và thời gian thực hiện. Nó giúp bạn kiểm soát quyền truy cập của người dùng, kiểm soát người nào có thể xem, chỉnh suawar và chia sẻ tệp cụ thể.
Lưu trữ tệp tập trung
Các công cụ hợp tác đám mây có khả năng xây dựng kho lưu trữ trực tuyến nơi bạn có thể lưu trữ tất cả tài liệu liên quan đến công việc. Đây được xem là giải pháp lưu trữ doanh nghiệp cho đơn vị của bạn, cho phép nhân viên tìm, truy cập các tệp một cách an toàn và nhanh chóng.
Thách thức của việc triển khai Cloud collaboration
Bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư
Thách thức lớn nhất khi triển khai Cloud collaboration đó là đảm bảo tính bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu. Việc lưu trữ thông tin nhạy cảm trên đám mây có thể khiến thông tin dễ bị tấn công mạng và truy cập trái phép nếu không có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ như mã hóa, xác thực đa yếu tố, kiểm toán bảo mật để bảo vệ dữ liệu. Ngoài ra, việc tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu có thể làm tăng thêm sự phức tạp trong việc quản lý các hệ thống dựa trên đám mây.
Khả năng tích hợp với hệ thống hiện có
Việc tích hợp các công cụ hợp tác dựa trên đám mây với cơ sở hạ tầng CNTT hiện có của doanh nghiệp có thể là quá trình phức tạp. Nhiều tổ chức sử dụng hỗn hợp các hệ thống cũ và các ứng dụng hiện đại, có thể không hoạt động liền mạch với các giải pháp đám mây mới. Việc đảm bảo khả năng tương thích và dữ liệu liền mạch giữa các nền tảng đòi hỏi phải có kế hoạch cụ thể và cần phải điều chỉnh hoặc nâng cấp hệ thống hiện có. Quá trình này có thể tiêu tốn thời gian, chi phí và có thể gây gián đoạn hoạt động kinh doanh bình thường trong giai đoạn chuyển đổi.
Quản lý thay đổi và sự chấp nhận của người dùng
Việc áp dụng các công cụ cộng tác đám mây đòi hỏi phải thay đổi cách làm việc của nhân viên, nó có thể gây ra sự phản kháng. Tổ chức cần đảm bảo các thành viên trong nhóm đều tự nguyện cộng tác và thành thạo trong việc sử dụng các công cụ mới. Các chiến lược quản lý thay đổi hiệu quả là điều cần thiết, có thể thực hiện đào tạo toàn diện, hỗ trợ liên tục, và truyền đạt về lợi ích và cách sử dụng công cụ mới.
Top 7+ công cụ Cloud collaboration (Cộng tác đám mây) tốt nhất
Google Drive, Google docs
Google Drive là công cụ công tác đám mây nổi tiếng để làm việc nhóm và lưu trữ tệp trực tuyến, là sản phẩm của Google. Với công cụ này giúp bạn chia sẻ các liên kết với mọi người để họ xem những gì bạn đang làm. Nó đi kèm với các tính năng khác như Google Docs, Google Sheets, …Những tính năng này giúp các nhóm dễ dàng tạo tệp và làm việc với nhay một cách hiệu quả. Bạn có thể cung cấp cho người dùng khác các quyền xem, bình luận hoặc chỉnh sửa tệp.
Microsoft Teams và Office 365
Microsoft Teams là một nền tảng giao tiếp và công tác được phát triển bởi Microsoft, cung cấp nhiều tính năng giúp các nhóm làm việc hiệu quả như trò chuyện, cuộc gọi, họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu và công tác, ứng dụng vào tích hợp. Trong khi đó, Office 365 là một bộ ứng dụng văn phòng dựa trên đám mây, gồm các phần mềm quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint, Outlook,…
Hai công cụ này hoạt động liền mạch giúp người dùng cộng tác trực tuyến trên cùng một tài liệu trong Teams, tích hợp Outlook để quản lý email & lịch,…giúp các doanh nghiệp, cá nhân nâng cao hiệu quả công việc, tối ưu quy trình công tác.
Slack và Zoom
Slack là một trong những công cụ công tác đám mây nổi tiếng để trò chuyên và chia sẻ tệp cho các nhóm để làm việc cùng nhau. Nó cung cấp nhiều tính năng độc đáo, giúp các nhóm có thể duy trì và hoàn thành công việc mọt cách nhanh chóng và hiệu quả. Nó có giao diện đơn giản và dễ sử dụng ngay cả người mới làm quen.
Trong khi đó Zoom là công cụ chủ yếu để thực hiện các cuộc gọi nhóm để hop video, hội thảo trên trình duyệt web và các phiên họp từ xa. Nó cho phép chia sẻ màn hình và phòng hợp nhóm, giúp việc trao đổi thông tin giữa các thành viên một cách hiệu quả.
Dropbox và Box
Dropbox và Box giúp các nhóm lưu trữ, chia sẻ và làm việc trên các tệp cùng nhau an toàn. Nó có kiểm soát phiên bản, chỉnh sửa theo thời gian thực và hoạt động tốt với các ứng dụng khác. Cả hai công cụ đều cung cấp nhiều dung lượng lưu trữ, bảo mật mạnh mẽ và kiểm soát cho quản trị viên. Mọi người đều có thể sử dụng các tệp phiên bản mới, tránh sự lộn xộn và rủi ro dữ liệu.
Lời kết
Trên đây, LANIT đã chia sẻ chi tiết về Cloud collaboration – là phương thức cộng tác dựa trên đám mây giúp các thành viên có thể chia sẻ và làm việc với nhau trên các tệp tài liệu theo thời gian thực. Đây được xem là nhu cầu tất yếu khi nhu cầu làm việc từ xa ngày càng mạnh mẽ, giúp các doanh nghiệp tối ưu hiệu quả công việc và tạo sự gắn kết giữa các nhân viên. Ngoài ra, nếu bạn còn thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ khi thuê dịch vụ Cloud VPS hoặc dịch vụ Google Workspace tại LANIT, liên hệ ngay để được phản hồi sớm nhất nhé!
