Electronic Data Interchange là gì?
Electronic Data Interchange là gì? Electronic Data Interchange hay EDI là một phương thức trao đổi điện tử tự động hóa giữa các doanh nghiệp và tổ chức. Nó được thực hiện trong một Format điện tử tiêu chuẩn giữa 2 hoặc nhiều đối tác đang trao đổi dữ liệu với nhau.
Cấu trúc của Electronic Data Interchange
EDI gồm 3 phần chính là Computer-to-computer, Business Documents và Standard EDI Format. Cụ thể như sau:
Computer-to-computer
Computer-to-computer trong EDI là sự thay thế cho cách giao tiếp truyền thông như Fax, Email,… Với Computer-to-computer, các tài liệu trong EDI có thể được chuyển từ máy tính người gửi thẳng đến ứng dụng đích trong máy tính người nhận.
Business Documents
Business Documents được hiểu là những loại tài liệu được doanh nghiệp sử dụng trong EDI. Chúng bao gồm hóa đơn điện tử, đơn đặt hàng và thông báo vận chuyển,… Ngoài ra, EDI còn hỗ trợ truyền tải cả vận đơn, tài liệu khách, tài liệu kho chứa và trạng thái vận chuyển,…
Standard EDI Format
Standard EDI Format là định dạng tiêu chuẩn được sử dụng để giúp máy tính có thể đọc và hiểu được quá trình truyền tải các Business Documents. Nếu thiếu Standard EDI Format thì việc xung đột giữa các máy tính ở các vùng khác nhau rất dễ xảy ra.
Một vài Standard EDI Format được sử dụng phổ biến hiện nay có thể kể đến là ANSI, TRADACOMS, ebXML và EDIFACT. Ngoài ra, một số doanh nghiệp khác còn sử dụng EDI Translator để phiên dịch các Format EDI cho mình.
Cách thức hoạt động của EDI?
Hiện nay, Electronic Data Interchange hoạt động theo các bước: Document Preparation, EDI Document Translation, Connect & Transmit EDI Documents và Automation. Chi tiết như sau:
Document Preparation
Tại bước đầu tiên này, các dữ liệu nạp vào hệ thống sẽ được xử lý theo những cách sau đây:
- Xuất dữ liệu Computer-based dưới dạng Spreadsheet hoặc cơ sở dữ liệu.
- Tái định dạng các báo cáo điện tử thành các tập dữ liệu.
- Cải thiện ứng dụng để tạo nên tập tin Output sẵn sàng cho EDI Standard Translation vận hành.
- Chuyển các dữ liệu thành tập tin truyền dẫn bằng các phần mềm EDI.
EDI Document Translation
Bước tiếp theo chính là EDI Document Translation. Tại đây, các tài liệu sẽ được đưa vào phần mềm EDI Translation để chuyển đổi thành Standard EDI Format.
Định dạng tiêu chuẩn của EDI sẽ sử dụng đúng Segment và yếu tố dữ liệu của người dùng. Ngoài ra, User cũng có thể sử dụng cách khác là gửi dữ liệu cho phía nhà cung cấp dịch vụ EDI để quản lý phần phiên dịch cho họ.
Connect và Transmit EDI Documents
Sau khi đã được phiên dịch, tài liệu sẽ được chuyển đổi và kết nối đến các đối tác thông qua EDI. Dưới đây là một số cách thức kết nối và chuyển giao phổ biến nhất:
- Point-to-point hoặc kết nối trực tiếp: Nghĩa là 2 máy tính hoặc hệ thống sẽ kết nối trực tiếp với nhau trên Internet thông qua một giao thức bảo mật.
- Value-added Network hay VAN: Tức là một mạng lưới của bên thứ 3 sẽ tham gia vào việc chuyển giao dữ liệu theo mô hình Mail Boxing hiện đại.
Automation
Automation sẽ giúp hợp lý hoá rất nhiều tác vụ trong EDI. Đồng thời còn giúp ích rất nhiều cho quá trình vận hành của Data Integration cũng như hệ thống mạng.
Theo đó, quá trình Automation sẽ giúp người dùng cải thiện hiệu quả độ chính xác của quá trình vận hành Electronic Data Interchange. Đồng thời giúp User đảm bảo tuân thủ các giao thức chuyển giao dữ liệu để giảm thiểu thời gian và lượng tài nguyên cần thiết để thực hiện.
Lợi ích nổi bật của Electronic Data Interchange
Hiện nay, EDI đã trở thành một phần thiết yếu trong quá trình B2B với nhiều ưu điểm nổi bật:
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Bằng cách tự động hoá các quá trình, EDI giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian vận hành hệ thống.
- Cải thiện năng suất và hiệu quả công việc: EDI giúp doanh nghiệp chia sẻ và xử lý các tài liệu, dữ liệu với độ chính xác cao. Điều này giúp doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc cho mạng lưới của mình.
- Giảm thiểu các lỗi trong quá trình chuyển dữ liệu: Thông qua định dạng chuẩn của EDI, các tài liệu sẽ được thống nhất để giảm thiểu rủi ro về lỗi tiềm ẩn xảy ra trong quá trình truyền dẫn thông tin cho người dùng.
- Tăng khả năng theo dõi và báo cáo: Việc tích hợp Electronic Data Interchange sẽ giúp các tài liệu điện tử được tích hợp vào trong hệ thống IT. Chúng sẽ hỗ trợ đắc lực cho quá trình thu thập dữ liệu, cải thiện độ hiển thị và khả năng phân tích Data của người dùng.
- Tăng trải nghiệm khách hàng: Automation trong Electronic Data Interchange sẽ giúp các giao dịch được thực hiện hiệu quả hơn theo cách ngay tức thì. Nhờ vậy mà trải nghiệm người dùng sẽ được cải thiện đáng kể.
Ngành nghề nào sử dụng EDI phổ biến nhất hiện nay
Trong thời đại số hóa như hiện nay, EDI được sử dụng ở tất cả các ngành nghề. Bởi vì chúng có thể hỗ trợ truyền dẫn thông tin giữa các doanh nghiệp với nhau theo cách rất nhanh chóng.
Nhưng nếu nói đến các ngành nghề ứng dụng Electronic Data Interchange phổ biến nhất, ta có thể kể đến:
- Ngành y tế và chăm sóc sức khỏe
- Ngành sản xuất theo mô hình chuỗi cung ứng
- Ngành vận tải hay vận chuyển hàng hóa
- Ngành giao dịch tài chính,…
Cách triển khai Electronic Data Interchange chi tiết
Việc cài đặt nền tảng này sẽ không còn quá phức tạp nếu như bạn nắm rõ các bước triển khai Electronic Data Interchange là gì. Trong đó có 3 thứ bạn cần quan tâm là hạ tầng EDI, Align với đối tác và cách sử dụng chứng chỉ phần mềm đối với Common Standard. Cụ thể như sau:
Hạ tầng EDI
Để bắt đầu triển khai EDI, bạn cần thiết lập hoặc Outsource những thành phần quan trọng sau:
- Phần mềm EDI cho việc giao tiếp, Mail Boxing cho các giao dịch EDI, Mapping EDI và phiên dịch EDI.
- Giao thức Internet, VAN được yêu cầu từ phía các đối tác.
- Phần cứng bao gồm máy chủ máy tính, thiết bị giao tiếp và thiết bị ngoại vi.
- Không gian Office bảo mật và hệ thống bảo mật giám sát.
- Sao lưu dữ liệu và các nguồn dự phòng để đảm bảo độ tin cậy cao cho hệ thống của mình.
Align với đối tác
Đến đây, bạn cần phải Align với các đối tác của mình. Nhưng bạn cần ghi nhớ rằng EDI khi này chỉ có giá trị khi nó được tích hợp với hệ thống kết nối cùng những Key quan trọng sau:
- Key quyết định giao thức Electronic Data Interchange được sử dụng để gửi và nhận tài liệu truyền gửi
- Chọn và triển khai các Exchange phù hợp với tài liệu hoặc giao dịch cung cấp.
- Chốt các trường hợp Connect khi bạn gửi và nhận từng tài liệu nội bộ.
- Tích hợp EDI Mapping, Translator phù hợp và thử nghiệm chúng với đối tác truyền dẫn dữ liệu.
Tuỳ vào cách thiết lập của mỗi một hệ thống mà bạn có thể sử dụng thêm những giải pháp khác nhau. Việc làm này sẽ giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu suất hoạt động cho hệ thống mà vẫn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí.
Chứng chỉ đối với Common Standard
Việc cuối cùng cần làm để triển khai Electronic Data Interchange chính là lựa chọn chứng chỉ cho Common EDI Standard. Dưới đây là một vài chứng chỉ được sử dụng phổ biến nhất:
- Electronic Data Interchange hay ANSI: Đây là chứng chỉ sử dụng cho X12 EDI.
- UN hay CEFACT: Dùng để chứng nhận cho EDIFACT Standard.
- GS1: Loại chứng chỉ này thường được dùng cho các EDI Standard toàn quốc.
- Drummond: Dùng để chứng nhận các phần mềm EDI thông qua việc thử nghiệm khả năng tương tác nghiêm ngặt để đảm bảo các EDI Tool khác nhau có thể giao tiếp hiệu quả.
Câu hỏi thường gặp về Electronic Data Interchange
Sử dụng EDI có rủi ro không?
Việc sử dụng EDI có mang lại rủi ro hay không sẽ tuỳ vào cách sử dụng của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên về cơ bản, EDI sẽ không gây ra bất cứ rủi ro nào nếu bạn sử dụng nó theo đúng hướng dẫn của nhà phát triển.
Đối tượng nào nên sử dụng Electronic Data Interchange?
Các đối tượng nên sử dụng Electronic Data Interchange là những doanh nghiệp và tổ chức có quy mô lớn. Bởi họ thường xuyên phải chuyển giao vô số tài liệu điện tử cho hàng ngàn đối tác và khách hàng của mình.
Hạn chế của EDI là gì?
EDI vẫn tồn tại những yếu điểm nhất định song song với các ưu điểm mà nó sở hữu. Chẳng hạn như:
- Tốn thời gian cài đặt: Việc thiết lập và triển khai EDI sẽ vô cùng mất thời gian bởi quá trình này phải trải qua rất nhiều công đoạn.
- Tốn chi phí: Việc thiết lập các EDI sẽ khá tốn kém nên gây ít nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp có kinh phí thấp.
- Dễ phát sinh lỗi: Do quá trình cài đặt nền tảng này cần Format chuẩn EDI, thế nên nếu có một Format nào đó không chính xác nó sẽ gây ra vài lỗi phát sinh vô cùng khó chịu.
Kết luận
Vậy là các bạn đã cùng LANIT tìm hiểu tường tận Electronic Data Interchange là gì và cách triển khai nó chi tiết nhất. Hiện EDI được xem như là một trong những thành phần quan trọng trong quá trình chuyển giao dữ liệu trong doanh nghiệp. Qua bạn viết này, LANIT hy vọng bạn đã có thể hiểu rõ EDI để xem xét có nên sử dụng nó hay không. Chúc bạn thành công!
